Ngày 14-3-2011, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Ngày 14-3-2011, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là hình thức mới, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp (DN), đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan Thuế trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ.
HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử; được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trường hợp hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT.
Theo quy định, đối tượng được sử dụng HĐĐT là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan Thuế; tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. Điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT được quy định: Tổ chức khởi tạo HĐĐT phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ HĐĐT; có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định; có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Đồng thời có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn; có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ; có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố…
 |
| Ảnh minh họa |
Về nguyên tắc sử dụng HĐĐT, trước khi khởi tạo HĐĐT, tổ chức khởi tạo HĐĐT phải ra quyết định áp dụng HĐĐT gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế. Mặt khác, trước khi sử dụng HĐĐT, tổ chức khởi tạo HĐĐT phải lập thông báo phát hành HĐĐT gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế. Bên cạnh đó, tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng về định dạng, cách thức truyền nhận HĐĐT. Theo đó, người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT và các đơn vị có liên quan thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến HĐĐT.
Hiện nay, tuy chưa có quy định bắt buộc DN phải thực hiện HĐĐT, nhưng trước sự phát triển, hiện đại hóa công tác quản lý thuế theo hướng hiện đại, việc sử dụng HĐĐT là cần thiết vì nó mang lại nhiều tiện ích. Ông Võ Tánh - Phó Trưởng phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế Cục Thuế tỉnh cho biết: Sử dụng HĐĐT mang lại nhiều tiện ích cho DN như: tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn, lập báo cáo, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh. Đồng thời rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi, nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử, góp phần hiện đại hóa công tác quản trị DN; hạn chế các rủi ro như: mất mát, cháy. Đặc biệt, các thao tác kỹ thuật, quản lý HĐĐT được thực hiện tương đối dễ dàng, thuận tiện… Ngoài việc mang lại những lợi ích kinh tế cho DN, sử dụng HĐĐT còn tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan Thuế trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ.
Theo khuyến cáo của cơ quan Thuế, để triển khai áp dụng hình thức HĐĐT, các tổ chức, cá nhân cần xem xét điều kiện thực tế của đơn vị về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng HĐĐT của khách hàng… Đặc biệt, để tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình sản xuất kinh doanh, những đơn vị đang sử dụng hóa đơn giấy với khối lượng lớn; đơn vị đã thực hiện giao dịch điện tử qua ngân hàng, thực hiện kê khai thuế qua Internet; đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không… cần sớm triển khai áp dụng hình thức HĐĐT.
KIM THAO
