Điều 4 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 của Chính phủ (NĐ 51) quy định về in, phát hành, sử dụng hóa đơn bán hàng hóa có hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2011 đưa ra nhiều hình thức...
Điều 4 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 của Chính phủ (NĐ 51) quy định về in, phát hành, sử dụng hóa đơn (HĐ) bán hàng hóa có hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2011 đưa ra nhiều hình thức HĐ để các tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn sử dụng phù hợp với đặc điểm, điều kiện kinh doanh và mô hình, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp (DN). Đa dạng hóa hình thức HĐ sẽ mở rộng quyền chủ động trong kinh doanh, mang lại hiệu quả cao trong quản lý của DN.
HĐ tự in là HĐ do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ; HĐ điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử; HĐ đặt in là HĐ do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hoặc do cơ quan Thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.
NĐ 51 quy định HĐ do các Cục Thuế đặt in chỉ được bán cho tổ chức không phải là DN nhưng có hoạt động kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh có cơ sở tại địa phương. Vì vậy, là DN thì phải sử dụng các hình thức: HĐ tự in, HĐ điện tử, HĐ do DN đặt in.
Hiện tại, trên địa bàn tỉnh có rất ít DN đang sử dụng hình thức HĐ tự in, tức là DN được phép tự in HĐ từ máy tính của DN khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ. Hầu hết DN đều sử dụng dưới dạng HĐ giấy theo mẫu in sẵn gồm HĐ DN đặt in và HĐ do Bộ Tài chính phát hành thông qua cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Về bản chất, HĐ tự in cũng giống những HĐ giấy, nhưng được in trực tiếp từ máy tính của DN. Khi thực hiện hình thức HĐ tự in đòi hỏi DN phải có đủ những điều kiện theo quy định tại NĐ 51 như: DN đã được cấp mã số thuế; có phát sinh doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; không bị xử phạt về các hành vi vi phạm pháp luật về thuế; có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập HĐ khi bán hàng hóa, dịch vụ; là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo việc in và lập HĐ chỉ được thực hiện khi nghiệp vụ kế toán phát sinh. Đặc điểm ưu việt của HĐ tự in là không có khâu in phôi, không phải lưu trữ HĐ chưa sử dụng, tiết kiệm được nhiều chi phí vận chuyển, bảo quản và khai thác hiệu quả hệ thống thiết bị, phần mềm quản lý và đường truyền nội bộ của DN. Tuy nhiên, HĐ tự in dù được tạo lập trên máy vi tính hay máy tính tiền thì vẫn buộc phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của DN bán hàng hóa, dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn của một chứng từ kế toán. HĐ tự in được lưu trữ dữ liệu vừa dưới dạng giấy, vừa lưu trữ trong phần mềm kế toán. Vì vậy, nâng cao được tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của DN khi tạo lập HĐ tự in. HĐ tự in vẫn phải đảm bảo nguyên tắc: mỗi số HĐ chỉ được lập một lần. Số lượng liên HĐ được in căn cứ vào yêu cầu sử dụng cụ thể của nghiệp vụ bán hàng. DN có trách nhiệm tự quy định bằng văn bản về số lượng liên HĐ.
Công tác in, bảo quản, vận chuyển, cất trữ các loại HĐ giấy gây nhiều tốn kém cho DN. Tuy nhiên, khi sử dụng hình thức HĐ tự in sẽ dẫn đến nhiều trường hợp dễ bị lợi dụng, các DN cần phải chú ý tránh những vấn đề rủi ro có thể phát sinh. Đồng thời, DN cần thận trọng để lựa chọn hình thức HĐ phù hợp với điều kiện kinh doanh, trình độ quản lý của mình để mang lại hiệu quả cao trong quản lý tài chính DN.
C.M
