Trên cơ sở nghiên cứu và ứng dụng thành công hệ thống “Văn phòng điện tử” và “Chữ ký điện tử” của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai, ngày 21-1-2009, Sở Thông tin và Truyền thông Khánh Hòa đã triển khai các hoạt động khảo sát, cài đặt hệ thống và tập huấn quản trị, sử dụng phần mềm quản trị văn phòng M-Office (MO) tại UBND huyện Cam Lâm.
Trên cơ sở nghiên cứu và ứng dụng thành công hệ thống “Văn phòng điện tử” và “Chữ ký điện tử” của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đồng Nai, ngày 21-1-2009, Sở Thông tin và Truyền thông Khánh Hòa đã triển khai các hoạt động khảo sát, cài đặt hệ thống và tập huấn quản trị, sử dụng phần mềm quản trị văn phòng M-Office (MO) tại UBND huyện Cam Lâm (Khánh Hòa). Tháng 2-2009, UBND huyện Cam Lâm chính thức đưa phần mềm MO vào ứng dụng trong các hoạt động hành chính tại Văn phòng HĐND và UBND huyện. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả khả quan, người sử dụng hệ thống vẫn còn phát hiện ra những “lỗ hổng” cần “lấp kín”.
 |
| Để sử dụng có hiệu quả chương trình M-Office, UBND huyện Cam Lâm thường xuyên tổ chức tập huấn cho các phòng nghiệp vụ. |
Trong quá trình triển khai thực hiện, UBND huyện tổ chức các đợt tập huấn để hướng dẫn cài đặt và sử dụng máy tính của Chủ tịch UBND huyện, máy tính thuộc các phòng chuyên môn của UBND huyện. Đến nay, đã có 33 tài khoản của UBND huyện sử dụng hệ thống MO để luân chuyển và xử lý công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Qua thời gian vận hành hệ thống MO, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã tiếp nhận và xử lý gần 11.500 công văn; lưu và theo dõi gần 15.000 văn bản đã ban hành. Việc kiểm tra, theo dõi, thống kê số lượng văn bản đi, đến từng tháng (quý) được thực hiện kịp thời.
Theo đánh giá của UBND huyện Cam Lâm, qua 1 năm triển khai hệ thống MO tại các phòng nghiệp vụ của HĐND, UBND huyện, các loại văn phòng phẩm được tiết kiệm hơn so với giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công trước đây (giảm 17,4 - 40%). Trong đó, tiết kiệm 17,4% giấy in, 30 - 40% lượng giấy in của Văn phòng HĐND và UBND huyện. Hệ thống MO còn giúp các phòng chuyên môn theo dõi, xử lý văn bản nhanh chóng, kịp thời; công tác tra cứu văn bản thuận tiện; thời gian giải quyết công việc nhanh hơn; kịp thời kiểm soát, thống kê được số lượng và tình hình xử lý công việc qua các mục: chưa xử lý, đang xử lý, quá thời hạn…
Tuy nhiên, chương trình này vẫn còn những nhược điểm cần khắc phục như: Sự ổn định của MO thông qua môi trường hoạt động Internet chưa cao, vì phụ thuộc vào đường truyền của nhà cung cấp. Hệ thống MO vẫn còn những “lỗ hổng” chức năng chưa thực sự hoàn thiện. Chức năng thống kê kết quả xử lý chưa ghi nhận được thời điểm thực hiện thao tác chuyển tiếp xử lý, chưa ràng buộc theo đúng quy trình của luồng công việc, chưa có máy chủ (server) dự phòng… Ngoài ra, một số phòng chuyên môn chưa thật sự quan tâm đến hệ thống MO trong việc ứng dụng để giải quyết công việc hoặc sử dụng chưa đúng thao tác, quy trình. Chẳng hạn như: nhận thông tin trên hệ thống MO nhưng không xử lý hoặc phản hồi trên mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc phản hồi sai địa chỉ; khi công việc đã giải quyết xong không xử lý trên hệ thống MO nên thường xuất hiện thông báo lỗi “quá thời hạn”. Ngoài ra, việc một số phòng, ban chuyên môn chưa thực hiện đúng quy trình xử lý công việc trên MO gây khó khăn trong thống kê, theo dõi tiến độ xử lý công việc dẫn đến hiệu quả chưa cao.
Trao đổi với chúng tôi, ông Nguyễn Xuân Hà - Chủ tịch UBND huyện cho biết, thời gian tới, huyện tiếp tục làm việc với Sở Thông tin và Truyền thông để nhà cung cấp hệ thống MO sửa lỗi hệ thống, giúp chương trình được bổ sung, hoàn thiện một số tính năng còn hạn chế, đáp ứng nhu cầu xử lý công việc của đơn vị. Trên cơ sở những mặt tích cực của hệ thống MO, huyện tiếp tục tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng chương trình cho các phòng, ban nghiệp vụ nhằm thực hiện mục tiêu đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn vị trên toàn huyện.
THÀNH LONG
