Quy định về chứng thực: Bộc lộ bất cập

Nghị định số 23 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, hợp đồng - giao dịch có hiệu lực từ ngày 10-4-2015 đã góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm tải việc chứng thực. 

Nghị định số 23 (NĐ 23) của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, hợp đồng - giao dịch (HĐGD) có hiệu lực từ ngày 10-4-2015 đã góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm tải việc chứng thực. Nhưng sau một thời gian, NĐ 23 đã bộc lộ bất cập.

Chứng thực hợp đồng - giao dịch gặp khó

NĐ 23 quy định, người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của HĐGD; người chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết HĐGD, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia HĐGD. Thành phần hồ sơ chỉ cần chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị của các bên; dự thảo HĐGD; giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng. Nhưng Công văn số 842 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) ngày 26-5-2016 lại nêu: cơ quan chứng thực khi chứng thực HĐGD phải xem xét nội dung HĐGD, đặc biệt HĐGD liên quan đến quyền sử dụng đất. UBND cấp xã cần kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp pháp của thửa đất là đối tượng của HĐGD. Điều này khiến các cơ quan chứng thực rất lúng túng, bởi nếu tiếp nhận đúng thành phần hồ sơ thì giải quyết không chặt chẽ, dễ xảy ra hậu quả pháp lý về sau; còn không tiếp nhận hoặc yêu cầu thêm giấy tờ lại vi phạm quy định về chứng thực. Mặt khác, yêu cầu này còn đòi hỏi người thực hiện chứng thực phải nắm vững các quy định khác về đất đai, nhà ở, dân sự, hôn nhân và gia đình… Trong khi đó, tiêu chuẩn trình độ chuyên môn của công chức cấp xã chỉ cần tốt nghiệp trung cấp luật.

Bên cạnh đó, Khánh Hòa và các địa phương đang từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng để góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia HĐGD. Nhưng hiện nay lại chưa có cơ sở pháp lý điều chỉnh việc các cơ quan chứng thực HĐGD cùng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, cũng như chưa có cơ sở pháp lý xây dựng cơ sở dữ liệu chứng thực nhằm ngăn chặn việc đồng thời thực hiện nhiều giao dịch đối với 1 tài sản.

Nhiều nội dung khác cũng vướng

Ông Đàm Ngọc Vương, công chức tư pháp - hộ tịch phường Lộc Thọ cho biết, thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch quy định thời hạn 1 ngày, nhưng cơ sở dữ liệu hộ tịch quốc gia mới có từ ngày 1-1-2016, khó thực hiện đúng hạn. UBND phường đã đề nghị tiếp tục cập nhật dữ liệu hộ tịch trước năm 2016 hoặc điều chỉnh thời hạn thủ tục cho phù hợp. Phường cũng đề nghị điều chỉnh thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân đối với công dân đã qua nhiều nơi cư trú. Được biết, năm 2018, phường Lộc Thọ tiếp nhận gần 6.000 hồ sơ tư pháp - chứng thực và hơn 1.100 hồ sơ tư pháp - hộ tịch trong tổng số gần 7.300 hồ sơ, gấp nhiều lần so với các phường khác.

NĐ 23 quy định, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ. Nhưng tại một số nơi, số lượng hồ sơ chứng thực nhiều, nhân sự ít, phải tập trung giải quyết đảm bảo thời hạn nên không đủ thời gian ghi chép đầy đủ thông tin theo quy định, nên không thể đối chiếu khi tranh chấp, sai sót xảy ra hay khi cần kiểm tra việc thu phí. Thực tiễn còn có trường hợp yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp nhưng chỉ đóng dấu nổi, không có dấu màu, giấy tờ sao chụp lại không thể hiện được con dấu. Trường hợp này hiện chưa có quy định cụ thể. Tương tự, quy định về tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch cũng vướng giữa NĐ 23 và văn bản hợp nhất số 01 năm 2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hiện nay, các loại hình đào tạo, các cơ sở giáo dục rất đa dạng, sở, phòng tư pháp không thể nắm rõ được tính hợp pháp của các loại văn bằng của cộng tác viên dịch thuật để kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của họ theo NĐ 23. Liệu công dân Việt Nam có bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp nhưng chưa thực hiện thủ tục công nhận văn bằng có được coi là hợp lệ?

Ông Đặng Văn Khánh - Phó Giám đốc Sở Tư pháp cho biết, sở đã tham mưu UBND tỉnh kiến nghị Bộ Tư pháp tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực chuyên sâu cho công chức trực tiếp thực hiện công tác này; nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực dùng chung cả nước. Đồng thời, kiến nghị Chính phủ sửa đổi, bổ sung NĐ 23 cho phù hợp thực tiễn...

NGUYỄN VŨ