Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch: Cần hoàn thiện hơn

Sau gần 5 tháng triển khai chính thức, bên cạnh những thuận lợi bước đầu, quá trình sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch cũng phát sinh một số vướng mắc cần được chỉnh sửa, hoàn thiện…

Sau gần 5 tháng triển khai chính thức, bên cạnh những thuận lợi bước đầu, quá trình sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch cũng phát sinh một số vướng mắc cần được chỉnh sửa, hoàn thiện…

Những thuận lợi

Những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch luôn được tỉnh quan tâm, nhờ đó có chuyển biến tích cực, góp phần đáng kể trong thực hiện cải cách hành chính. Tuy nhiên, do các cơ quan đăng ký hộ tịch không sử dụng cùng một phần mềm nên chưa đảm bảo tính đồng bộ, tương thích, khó liên kết. Sau một thời gian chạy thử nghiệm, từ ngày 1-3, Khánh Hòa đã chính thức triển khai sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Hệ thống gồm: phần mềm đăng ký khai sinh điện tử; phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và trang thông tin đăng ký hộ tịch trực tuyến. Kết quả bước đầu cho thấy, việc sử dụng hệ thống này mang lại nhiều tiện ích, bảo đảm các công việc hộ tịch được đăng ký kịp thời, đầy đủ, chính xác, đúng quy định.

Việc cập nhật hồ sơ trên phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung đều khá dễ dàng, giúp giải quyết hồ sơ nhanh chóng. Phần mềm còn cho phép công chức tư pháp - hộ tịch sửa chữa, bổ sung các nội dung thông tin còn thiếu hoặc sai sót trong quá trình thực hiện nhằm đảm bảo độ chính xác của các thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch. Các công cụ tìm kiếm, in ấn, cài đặt tham số hệ thống đều dễ sử dụng, mang lại hiệu quả cao trong tra cứu, tìm kiếm thông tin. Các chức năng, tiện ích của hệ thống nhìn chung giúp giải quyết hồ sơ nhanh, hiệu quả.

Hiện nay, việc ứng dụng hệ thống này tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đang dần đi vào ổn định. Sở Tư pháp đã phối hợp với Cục Công nghệ thông tin (Bộ Tư pháp) thường xuyên hỗ trợ các địa phương trong quá trình sử dụng, khai thác. Đến ngày 11-6, toàn tỉnh có 21.500 công việc đăng ký hộ tịch được cập nhật vào hệ thống (trong đó, có 7.556 trường hợp đăng ký khai sinh mới được cấp số định danh cá nhân).

Còn vướng mắc

Tuy nhiên, quá trình triển khai hệ thống nói trên cũng bộc lộ một số vướng mắc. Theo ông Lê Văn Hạ - Giám đốc Sở Tư pháp, hiện nay, hệ thống chỉ cho phép sở theo dõi số liệu đăng ký hộ tịch của các địa phương, chưa xem được danh sách đăng ký từng loại việc hoặc thông tin đăng ký chi tiết nên khó theo dõi, đôn đốc thực hiện, đưa ra các giải pháp kịp thời nhằm sử dụng hệ thống hiệu quả. Cụ thể, hệ thống chỉ cho phép sở xem thống kê số lượng đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi, giám hộ; còn lại, việc cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thay đổi, cải chính hộ tịch, ghi chú việc ly hôn, kết hôn… chưa theo dõi được.

Khá nhiều địa phương đã gặp vướng mắc liên quan đến số định danh cá nhân khi nhập thông tin đăng ký hộ tịch phát sinh từ ngày 1-1-2016 đến 28-2-2017. Do tại thời điểm người dân đăng ký, chưa sử dụng hệ thống nên nội dung về số định danh cá nhân vẫn để trống trong sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh. Tuy nhiên, khi cập nhật và lưu chính thức thì hệ thống lại cấp số định danh theo đúng quy trình. Từ đó dẫn đến tình trạng dữ liệu điện tử lưu trên hệ thống không trùng với dữ liệu đã đăng ký trong sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh.

Hiện nay, các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đang lưu trữ gần 1,5 triệu thông tin đăng ký hộ tịch phát sinh trước ngày 1-1-2016. Trong đó, hầu hết là thông tin đăng ký trước năm 2000, được lưu trữ bằng giấy và đã mục nát, nhòe chữ, hư hỏng, không sử dụng được, dữ liệu tản mạn, không liên tục hoặc ghi chép không đầy đủ. Các cơ quan muốn đẩy nhanh quá trình tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử để thuận tiện trong quản lý, hỗ trợ hoạt động đăng ký hộ tịch phát sinh mới, tuy nhiên, hệ thống chưa hỗ trợ chức năng nhập dữ liệu đăng ký phát sinh trước ngày 1-1-2016. Do đó, việc đăng ký, quản lý hộ tịch vẫn còn các thao tác tìm kiếm, tra cứu, thống kê thủ công.

Ngoài ra, hệ thống chưa cho phép UBND cấp huyện hoặc phòng tư pháp theo dõi số liệu, nội dung đăng ký các loại việc thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã. Theo phản ánh của Phòng Tư pháp TP. Cam Ranh, việc xử lý hồ sơ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch… liên quan đến dữ liệu đã đăng ký tại cơ quan khác (trong hoặc ngoài tỉnh) cũng không thực hiện được do hệ thống mặc định nhập dữ liệu phân quyền cho tài khoản gắn với đơn vị hành chính hiện hành. Do đó, trường hợp thay đổi đơn vị hành chính sẽ không nhập dữ liệu chính xác như: sổ hộ tịch, giấy tờ bản chính đã cấp tại thời điểm đăng ký… Ông Lê Văn Hạ cho biết, sở đã kiến nghị những vướng mắc trên với Cục Công nghệ thông tin (Bộ Tư pháp).

N.V