Tăng cường sử dụng văn bản điện tử

Trao đổi với Báo Khánh Hòa, ông Lê Xuân Thân, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa cho biết: Từ tháng 11-2014, 59 cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và cấp huyện chính thức thực hiện quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động.

Cụ thể, những loại văn bản quy định trao đổi hoàn toàn qua mạng Internet gồm: Lịch làm việc, lịch công tác; giấy mời và các tài liệu kèm theo; tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội nghị; các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, các văn bản sao y; các loại báo cáo; các văn bản dự thảo để xin ý kiến, văn bản để biết hoặc để báo cáo; các loại văn bản, tài liệu khác mà cơ quan nhận văn bản không yêu cầu gửi bản chính thức. Ngoài những loại văn bản nêu trên, các văn bản còn lại phải gửi đồng thời văn bản điện tử qua mạng và bản chính bằng văn bản giấy qua đường công văn thông thường (ngoại trừ các văn bản, tài liệu liên quan đến bí mật Nhà nước, liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng).

- Việc sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước mang lại những lợi ích gì, thưa ông?

- Điều này sẽ tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, hướng đến phát triển chính quyền điện tử ở địa phương.

Vì thế, UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị triển khai sử dụng các hệ thống thông tin vào công việc tại cơ quan; tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. Các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trao đổi trên các hệ thống thông tin đang triển khai sử dụng tại cơ quan. Đồng thời, đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan; từng bước số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng...

- Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT) là yếu tố quan trọng để đảm bảo triển khai quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử, được tỉnh quan tâm đầu tư ra sao, thưa ông?

- Để đẩy mạnh việc áp dụng quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan Nhà nước, Sở Thông tin và Truyền thông (TT-TT) đang tập trung triển khai nhân rộng việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trang thông tin điện tử và hệ thống thư điện tử công vụ cho cơ quan, đơn vị từ cấp tỉnh đến cấp xã. Về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật CNTT, hiện tại, Trung tâm Dữ liệu của tỉnh đảm nhận vai trò cung cấp hạ tầng kỹ thuật để triển khai các hệ thống thông tin dùng chung tại các cơ quan cấp tỉnh, trong đó, có hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trang thông tin điện tử và hệ thống thư điện tử công vụ. Hạ tầng kỹ thuật CNTT được đầu tư trang bị tại UBND cấp huyện đảm nhận việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành sử dụng tại cấp huyện và cấp xã trực thuộc. Riêng UBND cấp xã được trang bị các thiết bị CNTT, mạng LAN và đường truyền để phục vụ thao tác xử lý trên các phần mềm. Hiện nay, Sở đang thực hiện rà soát tổng thể các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật CNTT, đường truyền, hiệu chỉnh một số chức năng trong phần mềm theo đề nghị của người sử dụng. UBND tỉnh cũng đã đồng ý với đề xuất của Sở TT-TT đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật CNTT để phục vụ cho việc triển khai sử dụng, quản lý văn bản điện tử. Đồng thời, giao Sở TT-TT thiết lập đường dây nóng để kịp thời giải đáp những vướng mắc của các cơ quan, đơn vị trong quá trình triển khai.

- Xin cảm ông

N.D (Thực hiện)