Ông Trần Thiện Phú Cường - Chánh Văn phòng HĐND và UBND thị xã Ninh Hòa cho biết, việc giải quyết hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử ở thị xã đôi khi còn chậm trễ, nhất là hồ sơ liên thông. Phần mềm hiện tại cho biết tiến độ xử lý từng hồ sơ, nhưng chưa thể thống kê, theo dõi toàn bộ hồ sơ.
Bổ sung tính năng
Ông Trần Thiện Phú Cường - Chánh Văn phòng HĐND và UBND thị xã Ninh Hòa cho biết, việc giải quyết hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử ở thị xã đôi khi còn chậm trễ, nhất là hồ sơ liên thông. Phần mềm hiện tại cho biết tiến độ xử lý từng hồ sơ, nhưng chưa thể thống kê, theo dõi toàn bộ hồ sơ. Khi phải giải quyết lượng hồ sơ tương đối lớn, cán bộ, công chức khó kiểm soát hết tình trạng xử lý của tất cả hồ sơ, nên rất cần một công cụ hỗ trợ thông báo hồ sơ sắp hết hạn xử lý. Vì vậy, đội ngũ kỹ thuật đã sáng kiến Chương trình thống kê, nhắc việc qua tin nhắn điện thoại trên phần mềm một cửa điện tử đối với các hồ sơ liên thông sắp trễ hạn, tích hợp trên Cổng thông tin một cửa điện tử (https://motcua.hanhchinhcong.khanhhoa.gov.vn). Chương trình bổ sung tính năng tổng hợp tình trạng hồ sơ sắp trễ hạn dựa trên thông tin dữ liệu có sẵn từ phần mềm một cửa điện tử; đồng thời thêm tính năng tự động gửi tin nhắn SMS để thông báo hồ sơ sắp đến hạn cho người thụ lý hồ sơ và lãnh đạo phụ trách (phần mềm một cửa điện tử chỉ gửi tin nhắn tới công dân, tổ chức khi đến hạn trả kết quả). Cụ thể, từ các dữ liệu trên phần mềm một cửa điện tử như mã số, ngày nhận, giai đoạn xử lý, người thụ lý hồ sơ từng giai đoạn.., chương trình đưa ra các lựa chọn tùy chỉnh để tự động gửi tin nhắn tới cán bộ, công chức, thông báo tình trạng hồ sơ; tùy ý đặt lịch nhắc trước khi hết hạn; kiểm tra, nhắn tin nhắc việc vào thời điểm cố định trong ngày và các ngày trong tuần. Tin nhắn thông tin tổng số hồ sơ và từng mã số hồ sơ cụ thể đối với loại hồ sơ sắp đến hạn và hồ sơ trễ hạn.
Công chức UBND thị xã Ninh Hòa tác nghiệp trên phần mềm một cửa điện tử. |
Theo ông Bùi Anh Tú - công chức Phòng Tài nguyên và Môi trường thị xã, chương trình cũng bổ sung, hoàn thiện chức năng thống kê hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử của tỉnh. Sau khi cài đặt, cán bộ, công chức vào phần thống kê trễ hẹn, chọn mục thống kê chi tiết và mốc thời gian cần tra cứu để biết số hồ sơ, thời gian trễ hạn, trễ hạn ở giai đoạn nào, ai thụ lý. Tương tự, chương trình còn có thể thống kê số lần trễ hạn của người thụ lý hồ sơ nếu chọn mục thống kê theo số lần. Chương trình cũng có thể xuất file Excel để tổng hợp.
Hiệu quả thiết thực
| Sau khi cuộc thi Mô hình, sáng kiến cải cách hành chính của công chức, viên chức trẻ tỉnh năm 2021 kết thúc, UBND tỉnh đã có văn bản chỉ đạo các cơ quan, đơn vị đầu tư hoàn thiện 25 mô hình, sáng kiến tiêu biểu nhất để nghiên cứu triển khai nhân rộng phù hợp với thực tiễn đơn vị, địa phương, trong đó có sáng kiến của UBND thị xã Ninh Hòa. |
Nhiều công chức ở thị xã nhận xét, chương trình giúp kiểm soát chính xác tình trạng xử lý hồ sơ của từng cơ quan trên phần mềm một cửa điện tử; giảm thiểu hồ sơ trễ hạn; đánh giá đúng trách nhiệm của cá nhân, đơn vị có hồ sơ trễ hạn; tiết kiệm thời gian, công sức, góp phần đôn đốc, chấn chỉnh, hạn chế hồ sơ trễ hạn, nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của từng cơ quan, qua đó nâng cao sự hài lòng của người dân. Theo ông Tú, chương trình đòi hỏi sử dụng dữ liệu trực tiếp trên phần mềm một cửa điện tử của tỉnh và phải do chuyên gia công nghệ tích hợp. Tuy nhiên, từ cách thức hoạt động của chương trình này, năm 2021, toàn thị xã đã vận dụng để nhắc việc qua tin nhắn Zalo khi có hồ sơ sắp đến hạn hoặc trễ hạn ở các lĩnh vực: Đất đai; đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất lần đầu. Chương trình cũng có thể áp dụng để nhắc việc trên phần mềm E-Office hoặc các phần mềm khác. Thực tế, từ năm 2020 đến 2021, tỷ lệ hồ sơ trễ hạn của thị xã giảm từ 4,24% xuống còn 0,31%; chỉ số cải cách hành chính tăng từ 79,78% lên 82,67%.
Ông Nguyễn Minh Thư - Phó Chủ tịch UBND thị xã Ninh Hòa cho biết, chương trình được xây dựng với mong muốn góp phần hoàn thiện phần mềm một cửa điện tử của tỉnh, giảm thiểu hồ sơ trễ hạn, nâng cao mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước. Thị xã đã xây dựng phương án thực hiện trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt. Thời gian tới, thị xã sẽ từng bước đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước, giúp việc quản lý thuận lợi, linh hoạt hơn, tiết kiệm các nguồn lực, đáp ứng yêu cầu của người dân, tổ chức và doanh nghiệp.
NGUYỄN - BÁ
