Chuyện nghề lưu trữ hồ sơ

Âm thầm, tỉ mỉ, miệt mài như những chú ong thợ là hình ảnh chúng tôi cảm nhận được từ những người làm công tác lưu trữ hồ sơ. Họ đến với nghề là cơ duyên, nhưng sống với nghề bằng niềm đam mê, yêu thích công việc.

Âm thầm, tỉ mỉ, miệt mài như những chú ong thợ là hình ảnh chúng tôi cảm nhận được từ những người làm công tác lưu trữ hồ sơ. Họ đến với nghề là cơ duyên, nhưng sống với nghề bằng niềm đam mê, yêu thích công việc.

Thầm lặng với nghề

Giữa dòng chảy đô thị nhộn nhịp, ngay tại địa chỉ số 1 Trần Phú (TP. Nha Trang) vẫn có những người từng ngày âm thầm làm bạn với các tập hồ sơ tài liệu đã cũ. Họ là những viên chức, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ lịch sử (thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh).

Lạc vào không gian của những đống hồ sơ, giấy tờ đủ loại, chúng tôi không khỏi ngỡ ngàng trước khối lượng công việc đồ sộ mà họ đảm nhận. Mỗi người ngồi ở những vị trí khác nhau, làm việc trong phòng lạnh nhưng ai cũng bịt khẩu trang. Bởi những tài liệu đó thường có tuổi đời đã lâu, giấy đã mủn mục và bụi thời gian phủ đầy trên mỗi tập hồ sơ. Thời gian cứ chậm trôi theo từng trang, từng tập tài liệu dần được hoàn thành. Các công đoạn chỉnh lý hồ sơ, tài liệu cứ thế được thực hiện một cách cẩn trọng, nghiêm ngặt. “Công việc của chúng tôi tuy âm thầm, vất vả, ít người biết. Nhưng có làm nghề mới thấy những tập tài liệu có sức hút với mình nhiều lắm. Mỗi khi hoàn thành một bộ tài liệu, trong lòng cảm thấy rất vui. Tiếp xúc với những tài liệu được đưa vào lưu trữ ở trung tâm cho tôi cảm giác như thấy về một thời quá khứ. Được vệ sinh, sắp xếp trật tự, làm đẹp cho những trang tài liệu trước khi đưa lên giá bảo quản là trách nhiệm, nhưng cũng là niềm tự hào của chúng tôi”, chị Nguyễn Thị Ngọc Thanh - viên chức của trung tâm chia sẻ. Làm ở bộ phận thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu, chị Thanh đã có gần 10 năm công tác tại trung tâm.

Với chị Nguyễn Lê Mỹ Hòa - công tác ở bộ phận khai thác sử dụng tài liệu, niềm vui với nghề của chị cũng thật đơn giản. Đó là những khi chị tìm được hồ sơ, tài liệu cho một tổ chức, cá nhân nào đó. “Trong hơn 9 năm công tác của mình, tôi đã nhiều lần trực tiếp tìm kiếm tài liệu cho những người đến khai thác. Có những cụ già đã hơn 80 tuổi, lặn lội từ các tỉnh, thành khác về đây để tìm kiếm thông tin. Hay có những người từng tham gia hoạt động cách mạng, nhưng nay hồ sơ bị thất lạc cũng đến trung tâm với hy vọng mong manh. Những trường hợp như thế, mỗi lần tôi tìm ra được tài liệu giúp họ thì cảm thấy vui, nhưng nếu không tìm thấy thì cứ để mãi nỗi day dứt trong tôi”, chị Hòa tâm sự.

Theo chị Hòa, các loại tài liệu thường được khai thác là tài liệu thi đua, khen thưởng; danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng; bản khai thành tích của cá nhân; quyết định về thu hồi, giao, chuyển nhượng, cho thuê đất; tài liệu liên quan đến các dự án, công trình; giải quyết khiếu nại, tố cáo… Việc khai thác, cấp chứng thực đều thực hiện trên nguyên tắc bảo mật, an toàn. Trong 3 năm gần đây, trung tâm đã phục vụ 180 lượt khai thác, sử dụng tài liệu với 6.864 trang văn bản.

Nơi lưu giữ những tài liệu quý

Theo bà Võ Thị Thúy Nga - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử, những hồ sơ được đưa vào lưu trữ ở trung tâm thuộc loại tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn. Theo quy định, mỗi năm nguồn tài liệu từ các đơn vị lại tiếp tục được chuyển về trung tâm để lưu trữ, quản lý. Và số nguồn cung cấp, số phông tài liệu cũng sẽ tăng theo từng năm khi ngày càng có nhiều đơn vị nộp hồ sơ lưu trữ. Vậy nhưng, việc tiếp nhận hồ sơ từ các nguồn đưa về không đơn thuần chỉ là việc giao nhận giữa hai bên. Bởi sau khi tiếp nhận, nhân viên của trung tâm còn phải tháo dỡ các bộ hồ sơ đó để thực hiện việc chỉnh lý. Trong quá trình chỉnh lý, có rất nhiều hồ sơ phải làm vệ sinh, thực hiện việc bồi nền cho các tờ giấy có tình trạng không tốt. Ngoài ra, khi chỉnh lý cũng lộ ra những bộ hồ sơ được sắp xếp chưa đúng trình tự, tài liệu trong hồ sơ thiếu hoặc thừa so với danh mục. Những trường hợp như thế, trung tâm lại phải liên lạc với đơn vị cung cấp tài liệu để thực hiện đúng quy định. Do tính chất công việc khá trầm lặng, nên hầu hết nhân sự của trung tâm đều là nữ. “Đặc điểm của công việc lưu trữ hồ sơ ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, còn đòi hỏi mỗi người phải có tính bảo mật cao, cẩn thận, cần cù, tỉ mỉ trong công việc. Bởi chỉ cần sơ sót một chút cũng có thể gây nên những hậu quả khó lường. Vì thế, công việc này thường phù hợp với nữ giới hơn”, bà Võ Thị Thúy Nga chia sẻ.

Trong số hàng nghìn bộ hồ sơ được lưu trữ, quản lý ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử, bên cạnh các tài liệu của UBND tỉnh và các sở, ngành, địa phương thì còn có rất nhiều tài liệu quý khác. Ở đó, có 3 sắc phong đặc biệt quý hiếm viết trên giấy dó bằng chữ Hán Nôm, 8 châu bản của vua Thành Thái và vua Duy Tân phong cho cụ Tôn Thất Linh - Thị Lang Bộ Lại. Những tài liệu này do gia đình ông Tôn Thất Long (TP. Nha Trang) hiến tặng. Thời gian qua, trung tâm đã tiếp nhận 406 hồ sơ đi B từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Qua các đợt đi trực tiếp xác minh đã tiến hành trao lại 140 hồ sơ cho cá nhân, thân nhân của các chiến sĩ đi B. Hiện tại, đơn vị đang lưu giữ 266 hồ sơ đi B và tiếp tục đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng để tìm kiếm người liên quan đến số hồ sơ đó.

Công tác quan trọng

Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang quản lý 5 kho tài liệu với tổng diện tích gần 300m2, được đặt trong khuôn viên HĐND và UBND tỉnh. Do yêu cầu khắt khe của việc bảo quản, lưu giữ tài liệu nên các kho đều được trang bị đồng bộ với đầy đủ hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; camera quan sát, quạt thông gió, máy hút bụi… Trong kho thường xuyên được làm vệ sinh, duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng trong đúng quy định. Tuy nhiên, theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng thì thực tế kho lưu trữ lịch sử hiện tại vẫn chưa đáp ứng được. Trong tương lai, để có thể lưu trữ, bảo quản tài liệu từ nguồn của 286 cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thì hiện trạng của kho khó có thể đáp ứng được yêu cầu. “Chúng tôi đang ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu để giúp cho việc lưu dữ liệu cũng như đáp ứng kịp thời trong công tác tra tìm tài liệu phục vụ độc giả khai thác. Tuy nhiên, vẫn phải lưu trữ tài liệu giấy”, bà Võ Thị Thúy Nga cho biết.

Theo ông Nguyễn Văn Ba - Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, thời gian qua, việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã cơ bản đáp ứng được nhu cầu khai thác của độc giả và tạo sự hài lòng của người dân, các tổ chức. Nhưng hoạt động của trung tâm vẫn còn gặp những khó khăn về cơ sở vật chất, kinh phí. Trong quá trình phục vụ, độc giả phải ngồi đợi vì phòng đọc được bố trí tại số 196 Thống Nhất, nhưng kho lưu trữ lại nằm ở số 1 Trần Phú. Chúng tôi mong muốn các cấp, ngành quan tâm xây dựng chế độ đặc thù đối với viên chức sự nghiệp làm công tác lưu trữ; sớm triển khai xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng. 

Nhân Tâm