Để quản lý tốt hàng chục nghìn hồ sơ gốc người có công với cách mạng trên địa bàn tỉnh, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã đầu tư nâng cấp kho lưu trữ, xây dựng phần mềm, tạo lập cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ người có công một cách khoa học.
Để quản lý tốt hàng chục nghìn hồ sơ gốc người có công (NCC) với cách mạng trên địa bàn tỉnh, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB-XH) đã đầu tư nâng cấp kho lưu trữ, xây dựng phần mềm, tạo lập cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ NCC một cách khoa học.
Ông Lê Hữu Thọ - Giám đốc Sở LĐ-TB-XH cho biết, hiện nay đơn vị đang lưu giữ hơn 50.000 hồ sơ, giấy tờ gốc về NCC với cách mạng trên địa bàn tỉnh. Đây là những chứng từ rất quan trọng, thuộc dạng hồ sơ mật, có giá trị vĩnh viễn nên đòi hỏi phải được lưu giữ, bảo quản thận trọng. Đa số giấy tờ, hồ sơ được lập từ trước thập niên 60 của thế kỷ XX, chất liệu giấy mỏng, ố vàng, dễ rách nát. Nhiều văn bản, tài liệu có dấu hiệu mờ, mục nát hoặc hư hỏng, làm ảnh hưởng đến thông tin cần tra cứu, lưu giữ. Trong khi đó, trước đây, việc bảo quản hồ sơ NCC chỉ được phân loại rồi lưu vào bì thư đưa vào kho lưu trữ. Đây là cách bảo quản thủ công, không phù hợp với sự phát triển công nghệ. Hồ sơ dễ bị hư hỏng, phai mờ theo thời gian.
 |
| Cán bộ, nhân viên Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tra cứu hồ sơ người có công trên phần mềm máy tính |
Năm 2014, Sở LĐ-TB-XH đã đầu tư xây dựng phần mềm quản lý chung toàn bộ hồ sơ NCC với cách mạng. Theo đó, tất cả giấy tờ, hồ sơ được scan màu thành file và lưu vào phần mềm trên máy tính. Phần mềm có chức năng: trích lục hồ sơ của cá nhân từng loại đối tượng riêng; danh sách từng đối tượng của các xã, phường, thị trấn; tổng hợp số liệu NCC theo từng diện, thời gian; in trích lục hồ sơ, các quyết định kèm theo; quản lý đối tượng NCC đang hưởng trợ cấp và chính sách khác theo hồ sơ. Cùng với đó, để mã số hóa toàn bộ hồ sơ NCC với cách mạng, Sở LĐ-TB-XH còn triển khai chỉnh lý lưu trữ hồ sơ, tạo lập cơ sở dữ liệu. Bên cạnh đó, Sở LĐ-TB-XH còn đầu tư hơn 100 triệu đồng để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ hồ sơ NCC. Tủ đựng hồ sơ thiết kế dạng máng trượt, sử dụng được tối đa diện tích kho lưu trữ, đồng thời bảo vệ an toàn hồ sơ, giảm thiểu tác hại của ánh sáng, bụi bẩn, phòng, chống cháy nổ. Phòng kho được trang bị máy lạnh theo tiêu chuẩn của kho chuyên dụng với đầy đủ trang thiết bị nhằm lưu trữ tốt tài liệu.
Ông Nguyễn Văn Bổ - Phó Trưởng phòng NCC Sở LĐ-TB-XH cho biết, việc đầu tư cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, xây dựng phần mềm và tạo lập cơ sở dữ liệu để quản lý bộ hồ sơ NCC với cách mạng nhằm giúp cán bộ, công chức đơn vị khai thác và tác nghiệp ở lĩnh vực NCC một cách chính xác và kịp thời nhất; đảm bảo được tính bảo mật cao, phòng ngừa khi có thiên tai, hỏa hoạn, giúp công tác lưu giữ hồ sơ an toàn, bí mật, vĩnh viễn. Đặc biệt, khi cần sao lục, trích lục hồ sơ cho NCC và thân nhân của họ, cán bộ, nhân viên của sở chỉ cần bấm máy tra tìm trên phần mềm và in ấn để trình ký sao lục, không phải mất nhiều thời gian như trước đây. Đồng thời, cùng một lúc, nhiều người có thể xem được hồ sơ mình cần tìm. Khi thẩm tra hồ sơ, giải quyết trợ cấp và các chế độ ưu đãi cho NCC, cán bộ, công chức chỉ cần truy cập vào phần mềm và tìm kiếm, xem tất cả giấy tờ trong hồ sơ bằng file ảnh, từ đó đối chiếu thông tin và ra quyết định trợ cấp chính xác hơn. Mô hình còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân; xây dựng cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin phục vụ điều hành, tác nghiệp; nâng cao năng lực quản lý điều hành, thực hiện liên thông ngành dọc từ các xã, phường, thị trấn đến các huyện, thị xã, thành phố và đến Sở LĐ-TB-XH.
Giải pháp này đã đạt giải nhất tại hội thi “Mô hình sáng kiến cải cách hành chính của công chức, viên chức trẻ tỉnh” lần thứ 2 năm 2015. Đồng thời, phương pháp quản lý này còn là mô hình điểm để Trung tâm Tin học Bộ LĐ-TB-XH và các tỉnh, thành như: Đồng Nai, Tiền Giang, Vĩnh Long, Bình Định, Quảng Nam… đến học hỏi để áp dụng tại địa phương mình.
Ngoài ra, hiện Sở LĐ-TB-XH còn phối hợp với Bưu điện tỉnh triển khai dịch vụ chuyển phát giấy tờ hành chính tại sở đến địa chỉ yêu cầu cho tổ chức và công dân. Khi NCC, thân nhân, gia đình NCC muốn nhận kết quả sao lục hồ sơ chỉ cần yêu cầu dịch vụ này, Sở LĐ-TB-XH sẽ chuyển giấy tờ về tại nhà chỉ trong vòng 2 đến 3 ngày. Việc triển khai dịch vụ này góp phần giúp người dân tiết kiệm được chi phí, thời gian đi lại, đặc biệt đối với người dân tại các vùng sâu vùng xa, ngoài tỉnh thành.
Theo lãnh đạo Sở Nội vụ, Sở LĐ-TB-XH là đơn vị thực hiện khá tốt công tác cải cách hành chính trên các lĩnh vực. Việc sở đầu tư cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ và xây dựng phần mềm, tạo cơ sở dữ liệu về quản lý hồ sơ NCC là một sáng kiến hữu ích. Sáng kiến này được lãnh đạo UBND tỉnh đánh giá cao, được NCC và thân nhân của họ hài lòng, tin tưởng khi giao hồ sơ gốc cho sở quản lý, lưu giữ.
VĂN GIANG
