Góp phần giảm công việc quá hạn, tồn đọng

Sau thời gian thí điểm, phần mềm nhắc việc đã được triển khai chính thức tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố, qua đó góp phần giảm việc tồn đọng tại các cơ quan, địa phương.

Phần mềm nhắc việc bắt đầu triển khai thí điểm từ ngày 23-5, tại 5 cơ quan, địa phương là UBND TP. Nha Trang và các sở: Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính, Tài nguyên và Môi trường, Xây dựng. Sau gần 1 tháng thí điểm, phần mềm đã đáp ứng được yêu cầu công việc và các cơ quan, địa phương đã cập nhật đúng như hướng dẫn. Vì thế, từ ngày 20-6, phần mềm nhắc việc chính thức được triển khai tại tất cả các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố.

Thao tác trên phần mềm nhắc việc ở Văn phòng UBND tỉnh

Theo ông Nguyễn Văn Đông - Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh là đầu mối tạo ra nhắc việc. Khi văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành, Văn phòng UBND tỉnh phân công người tạo “nhắc việc” (là cán bộ, công chức, viên chức phụ trách ngành, lĩnh vực được phân công) thực hiện cập nhật đầy đủ nội dung thông tin về nhiệm vụ theo quy định vào phần mềm nhắc việc và chuyển cho các cơ quan, địa phương thực hiện. Các cơ quan, địa phương đều được cấp tài khoản để khai thác, sử dụng phần mềm nhắc việc. Trên cơ sở nhiệm vụ được giao hiển thị trên phần mềm nhắc việc, người trả lời “nhắc việc” (cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, địa phương) thực hiện đối chiếu số, ký hiệu văn bản trong phần mềm này với văn bản tìm thấy trên phần mềm E-Office hoặc văn bản giấy nhận được để xác định tính chính xác của nhiệm vụ được giao. Nếu nhiệm vụ nhận được là chính xác thì phải báo cáo kịp thời đến lãnh đạo cơ quan để phân công xử lý. Từ kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao, người trả lời “nhắc việc” thực hiện cập nhật nội dung thông tin về tình trạng, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào phần mềm nhắc việc.

Bằng một vài thao tác đơn giản trên phần mềm, ông Nguyễn Văn Đông nhanh chóng tạo ra một nhắc việc mới trên hệ thống với các thông tin về: nội dung giao việc, hạn xử lý, đơn vị xử lý, chuyên viên theo dõi, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, Chủ tịch UBND tỉnh theo dõi. Những thông tin này được tích hợp vào đường link liên thông với đơn vị xử lý. Cơ quan chịu trách nhiệm xử lý công việc khi truy cập vào tài khoản được cấp sẽ nhận được thông tin hiển thị trên phần mềm. Phần mềm này cho phép Văn phòng UBND tỉnh kiểm soát hiệu quả được các công việc UBND tỉnh giao cho các sở, ban, ngành, địa phương một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ. Để chứng minh, ông chọn bất kỳ sở, ngành, địa phương, chỉ vài thao tác, phần mềm đã thống kê chính xác tổng số đầu việc UBND tỉnh giao cho cơ quan, đơn vị đó; số việc đã trả lời, chưa trả lời (còn hạn, quá hạn cụ thể từng ngày). Bên cạnh đó, phần mềm tạo điều kiện cho lãnh đạo các sở, ban, ngành, địa phương theo dõi được quá trình xử lý công việc tại các cơ quan, đơn vị mình, nhất là những việc chưa trả lời, trễ hạn để đôn đốc thực hiện.

Khi chưa ứng dụng phần mềm nhắc việc, việc theo dõi, tổng hợp đầu việc UBND tỉnh giao cho cơ quan, địa phương thực hiện theo cách thủ công, mất nhiều thời gian và không chính xác. Việc ứng dụng phần mềm cho phép các cơ quan, địa phương kiểm soát chính xác, đầy đủ, nhanh chóng tiến độ, kết quả thực hiện các nhiệm vụ được UBND tỉnh giao. Phần mềm cho phép xuất file báo cáo thống kê Excel. Định kỳ, Văn phòng UBND tỉnh sẽ tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, địa phương. Trên cơ sở đó, giao Văn phòng UBND tỉnh đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị những việc đã quá hạn. Nhờ vậy, số việc UBND tỉnh giao cho các cơ quan, địa phương tồn đọng đã giảm.

N.D

Cuối năm, Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, địa phương để báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; đồng thời, gửi cho Hội đồng đánh giá Cải cách hành chính của tỉnh để đưa vào xem xét, đánh giá về công tác cải cách hành chính của các cơ quan, địa phương và gửi cho Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh để xem xét, đánh giá công tác khen thưởng cuối năm. Các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai phần mềm nhắc việc để đánh giá, phân loại công chức, viên chức (kể cả người đứng đầu) trên cơ sở cụ thể hóa mức độ hồ sơ sớm hạn, đúng hạn, trễ hạn, quá hạn.

Phần mềm nhắc việc là một trong những thành phần của hệ thống kiểm soát công tác chỉ đạo và điều hành. Đây là hệ thống thông tin được xây dựng và triển khai áp dụng nhằm phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các cơ quan, địa phương thực hiện. Trong đó, phần mềm nhắc việc và cơ sở dữ liệu cung cấp các giao diện và công cụ để thao tác, xử lý thông tin, dữ liệu phục vụ cho công tác theo dõi, kiểm tra và báo cáo kết quả về việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao.