Việc luân chuyển hồ sơ điện tử: Lợi ích thiết thực

Từ ngày 1-7, Văn phòng Đăng ký đất đai (ĐKĐĐ) Khánh Hòa (thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường) triển khai việc luân chuyển hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (gọi tắt là giấy chứng nhận) thông qua hồ sơ điện tử và áp dụng chữ ký số đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

 

Hiện đại hóa quy trình tác nghiệp

 

Ông Nguyễn Văn Phúc - Giám đốc Văn phòng ĐKĐĐ mở trên máy tính cho chúng tôi xem một bộ hồ sơ đăng ký cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với cá nhân do Chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ TP. Nha Trang chuyển lên. Đối với quy trình luân chuyển hồ sơ điện tử, toàn bộ giấy tờ của bộ hồ sơ do người sử dụng đất nộp và các văn bản phát sinh trong quá trình giải quyết hồ sơ được scan (quét) thành các file định dạng pdf, có gán chữ ký số của nhân viên để chứng thực văn bản được quét từ bản gốc. Sau khi được thẩm định tại chi nhánh cấp huyện, hồ sơ điện tử được luân chuyển về Văn phòng ĐKĐĐ thông qua phần mềm chuyên ngành Vilis (tiếp nhận, theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ, tác nghiệp in giấy chứng nhận, cập nhật hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai). 

 

Lãnh đạo Văn phòng Đăng ký đất đai giải quyết hồ sơ điện tử

 

Trong thành phần hồ sơ điện tử, báo cáo đề xuất của các chi nhánh sử dụng văn bản điện tử do lãnh đạo chi nhánh gán chữ ký số. Các văn bản trao đổi nghiệp vụ, yêu cầu giải thích, bổ sung hồ sơ giữa Văn phòng ĐKĐĐ và các chi nhánh trực thuộc đều thực hiện dưới dạng văn bản điện tử và gán chữ ký số. Khi Văn phòng ĐKĐĐ trình giấy chứng nhận để Sở Tài nguyên và Môi trường ký, hồ sơ điện tử cũng được luân chuyển kèm theo.

 

Hiện nay, Văn phòng ĐKĐĐ thực hiện quy trình luân chuyển hồ sơ điện tử đối với 25 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, gồm các nhóm thủ tục về cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận; đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất có nhu cầu cấp mới giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.

 

Mang lại nhiều lợi ích

 

Trước đây, khi chưa thành lập Văn phòng ĐKĐĐ một cấp, UBND các huyện, thị xã, thành phố là cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đối với các thủ tục nêu trên. Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất (nay là chi nhánh văn phòng ĐKĐĐ) thẩm định hồ sơ, chuyển đến Phòng Tài nguyên và Môi trường để trình UBND cấp huyện. Toàn bộ hồ sơ luân chuyển qua các cơ quan đều là hồ sơ giấy. Sau khi Văn phòng ĐKĐĐ được thành lập (tháng 1-2015), thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đối với các trường hợp trên là Sở Tài nguyên và Môi trường. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ vẫn là bộ phận một cửa của UBND các huyện, thị xã, thành phố. Chi nhánh văn phòng ĐKĐĐ tại các huyện, thị xã, thành phố thẩm định hồ sơ, chuyển cho Văn phòng ĐKĐĐ trình Sở Tài nguyên và Môi trường.

 

So với việc luân chuyển hồ sơ thông thường (hồ sơ giấy), việc thực hiện luân chuyển hồ sơ điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong công tác quản lý và phục vụ người dân. Theo ông Nguyễn Văn Phúc, lợi ích đầu tiên là tiết kiệm chi phí và nhân lực vận chuyển hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ trung bình khoảng 20 loại giấy tờ, trung bình mỗi tháng có khoảng 1.500 hồ sơ chuyển từ các chi nhánh về Văn phòng ĐKĐĐ. Nếu thực hiện luân chuyển hồ sơ theo cách thông thường, mỗi chi nhánh phải bố trí ít nhất một người chuyên trách cho việc vận chuyển hồ sơ; cũng không thể phát sinh hồ sơ nào thì phải chuyển ngay được, còn chuyển nhiều hồ sơ một lúc thì một số hồ sơ có thể không đảm bảo thời hạn trả kết quả cho công dân. 

 

Ông Nguyễn Văn Minh - Trưởng phòng Cải cách hành chính Sở Nội vụ: Đây là một bước đột phá của Sở Tài nguyên và Môi trường cả về cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa hành chính, giúp cho việc phối hợp giải quyết hồ sơ đất đai nhanh chóng, thông suốt trong toàn bộ hệ thống tác nghiệp từ cấp tỉnh đến cấp huyện. Qua đó, sẽ góp phần tích cực giúp giải quyết hồ sơ của người dân, tổ chức và doanh nghiệp nhanh chóng, hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, quy trình này đã rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết so với trước đây do giảm bớt được các khâu trung gian như: vận chuyển hồ sơ, photo, ký, đóng dấu văn bản... nên hồ sơ từ các chi nhánh được chuyển về Văn phòng ĐKĐĐ hàng ngày. Đây là cơ sở đảm bảo thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh giảm 1/3 thời gian giải quyết hồ sơ. Thực hiện luân chuyển hồ sơ điện tử giúp Văn phòng ĐKĐĐ giám sát được quá trình giải quyết hồ sơ, kịp thời chấn chỉnh, rút kinh nghiệm những sai sót (nếu có) của các chi nhánh. Mặt khác, thực hiện quy trình này, việc quản lý hồ sơ địa chính an toàn, thuận tiện hơn vì ngoài hồ sơ lưu trữ dạng giấy còn được lưu trữ dạng số; phục vụ hiệu quả cho việc cập nhật bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm hiểu thông tin của người dân.

 

Theo ông Nguyễn Văn Thông - Phó Giám đốc Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh, quá trình luân chuyển, giải quyết hồ sơ điện tử giúp hình thành cơ sở dữ liệu số hóa về đất đai là cơ sở để Văn phòng ĐKĐĐ triển khai một số thử nghiệm mới phục vụ yêu cầu quản lý, đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin về đất đai của người dân và tổ chức thông qua dịch vụ tin nhắn SMS hoặc qua trang web Thông tin đất đai tỉnh Khánh Hòa tại địa chỉ khanhhoa.lis.gov.vn. Điều này sẽ tăng tính công khai, minh bạch thông tin về đất đai. Hiện nay, những ứng dụng này đang trong quá trình thử nghiệm để hoàn thiện trước khi triển khai chính thức. 

 

N.D