Tích cực triển khai phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Nhận thấy tiện ích từ việc ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử (Eoffice) trong công tác cải cách thủ tục hành chính, Văn phòng HĐND và UBND TP. Cam Ranh đang tích cực triển khai phần mềm này đến các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.

Ở Văn phòng HĐND và UBND TP. Cam Ranh, nếu như trước đây, các nhân viên văn phòng phải luôn tất bật với việc kiểm tra, phân loại, sao lưu các loại giấy tờ, văn bản được chuyển đến, gửi đi..., thì nay, công việc trên được thực hiện một cách nhẹ nhàng chỉ bằng một cú nhấp chuột máy tính. Chia sẻ với chúng tôi, ông Lê Minh Hải - Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND TP. Cam Ranh cho biết, toàn thành phố đang tích cực triển khai thực hiện ứng dụng phần mềm Eoffice trong hoạt động quản lý hành chính. Sau khi có kế hoạch của UBND tỉnh, thành phố đã tổ chức học tập mô hình ở huyện Vạn Ninh. “Qua nghiên cứu, học tập mô hình trên, chúng tôi nhận thấy, việc UBND huyện Vạn Ninh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính đã đạt được những kết quả quan trọng. Cụ thể như: phần mềm Eoffice được kết nối trên Internet nên chỉ cần có mạng là có thể vận hành được hệ thống. Nhờ thế, lãnh đạo UBND hoặc các cơ quan, đơn vị có thể chỉ đạo, báo cáo kết quả thực hiện ở mọi lúc, mọi nơi. Việc tiếp nhận thông tin và giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời. Các văn bản đều được lưu giữ trên hệ thống nên không lo thất lạc hoặc không được chuyển đến do có mục nhắc việc; giảm rõ rệt văn bản lưu trữ tại kho và các phòng làm việc; tiết kiệm thời gian, kinh phí” - ông Hải chia sẻ.

Cán bộ Văn phòng HĐND và UBND TP. Cam Ranh xử lý công việc thông qua phần mềm Eoffice.

Đầu tháng 8 vừa qua, sau khi được Sở Thông tin và Truyền thông cùng đơn vị tư vấn tổ chức tập huấn, thành phố đã bắt đầu triển khai việc ứng dụng phần mềm đến các cơ quan, đơn vị với tổng kinh phí đầu tư lên hơn 1 tỷ đồng. Theo kế hoạch, giai đoạn I (năm 2014), TP. Cam Ranh triển khai phần mềm cho 19 đơn vị hành chính, sự nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, một số đơn vị như: Chi cục Thuế, Thống kê, Trung tâm Y tế và một số xã, phường thấy hiệu quả nên yêu cầu mở rộng thêm. Theo tiến độ triển khai, từ nay đến cuối năm, các đơn vị hành chính, sự nghiệp và 15 xã, phường ở Cam Ranh sẽ hoàn tất việc ứng dụng phần mềm Eoffice trong quản lý hành chính; đến năm 2015 sẽ bắt đầu triển khai đến các cơ quan đảng, đoàn thể.

Trước đây, khi nhận được văn bản từ tỉnh gửi về địa phương hoặc muốn truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thành phố đến các phòng, ban, nhân viên văn phòng phải mất rất nhiều công đoạn sao, lưu, gửi. Mỗi năm có từ 12.000 đến 15.000 văn bản các loại... nên khá tốn kém thời gian, kinh phí. Hiện nay, tất cả những văn bản trên được scan thành file dạng số hóa và được quản lý một cách chặt chẽ. Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo thành phố, thủ trưởng các đơn vị được thực hiện thông qua mục giao việc. Chỉ đạo của lãnh đạo trên Eoffice là mệnh lệnh hành chính nên cán bộ, công chức, viên chức căn cứ theo đó để triển khai thực hiện và có thể có ý kiến phản hồi. Công việc nào bị chậm trễ, chưa được xử lý, giải quyết kịp thời theo đúng người, đúng việc thì hệ thống sẽ cảnh báo ngay trên mạng. Qua đó, lãnh đạo có thể theo dõi, giám sát và đôn đốc các bộ phận liên quan nhanh chóng giải quyết dứt điểm.

Tuy nhiên, khó khăn nhất hiện nay của thành phố trong việc ứng dụng phần mềm Eoffice là trình độ công nghệ thông tin của một bộ phận lãnh đạo, cán bộ, công chức văn phòng còn hạn chế. Chính vì vậy, thời gian tới, Văn phòng HĐND và UBND thành phố sẽ tham mưu cho lãnh đạo, phối hợp với các đơn vị tổ chức thêm nhiều lớp tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là ở xã, phường để việc triển khai ứng dụng phần mềm đạt kết quả tốt nhất.

Phúc Hiếu