100% văn bản đi, đến được tổ chức xử lý trên môi trường mạng thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, áp dụng "chữ ký điện tử", duy trì, mở rộng hệ thống quản lý chất lượng ISO...
100% văn bản đi, đến được tổ chức xử lý trên môi trường mạng thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, áp dụng “chữ ký điện tử”, duy trì, mở rộng hệ thống quản lý chất lượng ISO... Đó là những ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đang được Sở Khoa học và Công nghệ (KH-CN) triển khai hiệu quả.
Nhanh chóng và hiệu quả
Chị Nguyễn Thị Bích Thuận - cán bộ văn thư Sở KH-CN cho biết, những năm gần đây, tuy số lượng công văn đến, đi, văn bản giấy tờ nhiều hơn trước, nhưng công việc lại đỡ vất vả hơn nhờ những ứng dụng CNTT mà Sở đang triển khai. Chị Thuận chia sẻ: “Trước đây, mỗi lần nhận được công văn đến, tôi phải photo nhiều bản, rồi gửi cho Giám đốc, các phòng ban và đợi Giám đốc ký hoặc chuyển qua cho các phòng chuyên môn khác xử lý. Vì vậy, thời gian xử lý công văn khá lâu. Nhưng từ khi Sở đưa vào sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử di động M-office (lắp đặt năm 2011), công việc của tôi thuận lợi hơn”.
Khi nhận được công văn đến, cán bộ làm công tác văn thư scan văn bản và nhập file vào phần mềm Văn phòng điện tử di động. Ngay lập tức, lãnh đạo Sở và các phòng ban khác đều thấy được công văn này trên mạng. Dù không có mặt tại cơ quan nhưng lãnh đạo Sở vẫn có thể cập nhật và chỉ đạo, điều hành công việc ngay trên phần mềm này. Nhờ đó, mọi công văn, giấy tờ được xử lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao.
 |
| Cán bộ văn thư của Sở cập nhập các công văn đến vào phần mềm Văn phòng điện tử. |
Đầu năm 2014, Sở KH-CN được Sở Thông tin và Truyền thông triển khai phần mềm Văn phòng điện tử E-office với nhiều tính năng tiện lợi hơn. Bà Hoàng Thị Lệ Hà - Phó Giám đốc Sở KH-CN cho biết: “Hiện nay, 100% văn bản đi, đến của Sở được tổ chức xử lý trên mạng. Bên cạnh đó, Sở còn đưa vào áp dụng chữ ký điện tử trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan thông qua mạng nội bộ và tiếp tục sử dụng hòm thư công vụ cho cán bộ, công chức, viên chức của Sở để trao đổi công việc. Thời gian tới, trang web của Sở sẽ được nâng cấp để nâng cao hoạt động quản lý và giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp trực tuyến qua mạng”.
Mở rộng hệ thống quản lý chất lượng ISO
Sở KH-CN là đơn vị chủ trì triển khai xây dựng, áp dụng và mở rộng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Năm 2013, toàn tỉnh có 84 cơ quan hành chính Nhà nước thực hiện duy trì, xây dựng và mở rộng HTQLCL. Trong đó, 43 cơ quan duy trì cải tiến hệ thống đã được chứng nhận, 37 cơ quan xây dựng HTQLCL lần đầu.
HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia được vận hành đã tạo điều kiện cho lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ, hạn chế thiếu sót, hoàn thiện công việc; cán bộ, công chức, lao động nâng cao tinh thần trách nhiệm và năng lực, tự kiểm soát được công việc, nâng cao mức độ hài lòng của tổ chức và công dân. Mặt khác, nhờ áp dụng HTQLCL, môi trường làm việc của cán bộ, công chức tốt hơn; các loại hồ sơ, văn bản được sắp xếp khoa học hơn. Theo báo cáo của Sở KH-CN, năm 2013, việc áp dụng HTQLCL đã đảm bảo tốt công tác kiểm soát thủ tục hành chính, thực hiện tốt các văn bản quy phạm pháp luật, góp phần giải quyết công việc nhanh chóng tại các sở, ban, ngành. 100% văn bản tham mưu không sai sót; tỷ lệ hồ sơ đảm bảo yêu cầu sớm và đúng hẹn đạt kết quả hơn 80%, phổ biến có nhiều cơ quan đạt hơn 95%, một số cơ quan đảm bảo giải quyết 100% hồ sơ đúng hẹn. Xã Suối Hiệp (huyện Diên Khánh) là đơn vị xây dựng HTQLCL lần đầu vào cuối năm 2013. Bà Vũ Thị Thanh Tâm - Phó Chủ tịch UBND xã Suối Hiệp cho biết: “Từ khi được xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, cán bộ được tiếp cận cách làm việc mới, nhanh gọn, hiệu quả, hạn chế các thủ tục rườm rà. Từ đó, công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ của người dân, doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh chóng hơn”.
Với những thành tích đã đạt được trong công tác cải cách hành chính và triển khai xây dựng, áp dụng, mở rộng HTQLCL trên địa bàn tỉnh, năm 2013, Sở KH-CN được UBND tỉnh tặng bằng khen.
MAI HOÀNG
