Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin, xã Vĩnh Thạnh (TP. Nha Trang) đang dần hiện đại hóa công tác quản lý thủ tục hành chính, góp phần phục vụ nhân dân tốt hơn.
Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin, xã Vĩnh Thạnh (TP. Nha Trang) đang dần hiện đại hóa công tác quản lý thủ tục hành chính (TTHC), góp phần phục vụ nhân dân tốt hơn.
Ứng dụng phần mềm Lotus note
Để quản lý chặt chẽ quá trình chuyển công văn, tránh gây phiền hà và chậm trễ trong quá trình xử lý văn bản, năm 2013, UBND xã Vĩnh Thạnh đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại bộ phận “một cửa” trên hệ thống phần mềm Lotus note. Hệ thống quản lý văn bản này bao gồm các phân hệ công văn đến, công văn đi và nhắc việc.
Theo đó, khi tiếp nhận công văn đến, văn thư sẽ cập nhật số hiệu văn bản, nội dung trích yếu, quét văn bản bằng máy scaner để kẹp file trên hệ thống, sau đó mới chuyển cho lãnh đạo xử lý. Văn bản sau khi được xử lý, trước khi chuyển đi hoặc lưu trữ, tất cả các quy trình đều được lưu trong mục quá trình xử lý của phân hệ công văn đến (kể cả các bút phê của lãnh đạo); thời hạn yêu cầu giải quyết hồ sơ theo chỉ đạo của lãnh đạo ghi trên phiếu yêu cầu giải quyết công việc cũng được cập nhật để hàng tuần in báo cáo nhắc việc. Ngoài ra, các công chức sau khi tham mưu xử lý văn bản phải chuyển hồ sơ đến bộ phận văn thư để cập nhật thông tin vào phần mềm.
Đối với công văn đi, văn thư phải kiểm tra TTHC, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản vào phân hệ xử lý công văn đi trước khi nhân bản. Sau khi được soạn thảo, file văn bản phát hành được lưu vào thư mục hoặc chuyển đến văn thư. Văn bản do đơn vị khác tham mưu soạn thảo thì văn thư quét văn bản bằng máy scaner để kẹp file.
Hàng tuần, vào sáng Thứ hai, văn thư in báo cáo nhắc việc công văn và đơn thư trên hệ thống quản lý công văn, trong đó thể hiện số hiệu văn bản, đơn vị gửi, trích yếu văn bản, cán bộ đang thụ lý giải quyết, thời gian yêu cầu xử lý, số ngày bị trễ hẹn. Sau đó gửi đến các bộ phận, công chức có liên quan để biết và thực hiện. Vào buổi giao ban hàng tuần, các cán bộ, công chức phải giải trình lý do với lãnh đạo vì sao hồ sơ bị trễ hẹn và đề xuất giải pháp thực hiện. Số lượng hồ sơ và số ngày trễ hẹn sẽ được đưa vào đánh giá xếp loại thi đua cuối năm.
Ông Trần Văn Võ Thịnh - Chủ tịch UBND xã Vĩnh Thạnh cho biết, ban đầu triển khai phần mềm cũng gặp khó khăn do trình độ về công nghệ thông tin của các cán bộ còn hạn chế; phải thường xuyên giám sát và chỉnh sửa các phân hệ trên phần mềm cho phù hợp với thực tế tại đơn vị. Tuy nhiên, qua thời gian triển khai, hàng tuần, các bộ phận đều thống kê được tỷ lệ số hồ sơ trễ hẹn, tạo điều kiện cho lãnh đạo nhắc nhở cán bộ, công chức. Vì thế, thái độ và tác phong của các cán bộ, công chức khi làm việc, giao tiếp với công dân cũng nghiêm túc, nhanh nhẹn hơn. Ngoài ra, toàn bộ hồ sơ được cập nhật trên hệ thống đã tạo điều kiện cho các cán bộ, công chức trong việc tra cứu, tìm kiếm công văn và giải quyết công việc thuận lợi, nhanh chóng hơn.
Sẽ triển khai “một cửa liên thông” hiện đại
Từ năm 2012 đến nay, xã Vĩnh Thạnh đã sửa chữa phòng tiếp nhận và trả kết quả với diện tích đủ tiêu chuẩn 40m2, lắp đặt 5 quầy giao dịch, bố trí khu vực ngồi chờ, duy trì làm việc sáng Thứ bảy. Ngoài ra, xã còn đầu tư xây dựng mạng LAN kết nối đến các phòng làm việc... Nhờ đó, chất lượng phục vụ người dân ngày càng nâng lên. Tuy nhiên, để đơn giản hóa và phục vụ tốt hơn cho người dân khi giải quyết các TTHC, giữa cuối năm 2014, xã sẽ triển khai Đề án thực hiện mô hình “một cửa liên thông” theo hướng hiện đại với kinh phí hơn 300 triệu đồng từ nguồn ngân sách thành phố.
Theo đó, cơ sở hạ tầng và các trang thiết bị sẽ được bổ sung như: Màn hình cảm ứng dùng để tra cứu bộ TTHC; hệ thống camera giám sát; màn hình LCD 32 inches thể hiện hình ảnh giám sát của camera; máy quét mã vạch tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ... Ngoài ra, còn có các phần mềm tác nghiệp giải quyết TTHC; tra cứu bộ TTHC; quét mã vạch kiểm tra thời hạn giải quyết hồ sơ và các loại trang thiết bị khác.
Bên cạnh đó, xã sẽ niêm yết công khai 130 TTHC thuộc 9 lĩnh vực theo quy định; phổ biến quy trình giải quyết TTHC theo cơ chế “một cửa liên thông” cho cán bộ, công chức; bố trí đủ nhân sự làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Đồng thời tập huấn cho cán bộ, công chức về kỹ năng khai thác, vận hành hệ thống và các trang thiết bị tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cũng như thái độ làm việc với dân...
Ông Hồ Ngọc Ân - Trưởng phòng Nội vụ TP. Nha Trang nhận xét: “Vĩnh Thạnh là một trong những xã đang trong quá trình đẩy mạnh triển khai thực hiện công tác cải cách TTHC với nhiều chuyển biến tích cực”. Với những hướng đi cụ thể như vậy, hy vọng thời gian tới, người dân trên địa bàn xã sẽ được phục vụ tốt hơn trong lĩnh vực giải quyết TTHC.
Minh Thiết
