Cùng với việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức, việc hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước, áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận giải quyết hồ sơ cũng được UBND TP. Nha Trang tích cực triển khai .....
Cùng với việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức, việc hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước, áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quá trình tiếp nhận giải quyết hồ sơ cũng được UBND TP. Nha Trang tích cực triển khai, góp phần hỗ trợ đắc lực cho công tác cải cách hành chính (CCHC) của thành phố.
Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và chỉ đạo công tác CCHC, từ năm 2003, UBND TP. Nha Trang đã triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 trong lĩnh vực hành chính công. Việc áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 (nay là TCVN ISO 9001:2008) trong dịch vụ hành chính của UBND TP. Nha Trang thời gian qua đã mang lại hiệu quả cao. 100% hồ sơ của công dân khi được tiếp nhận đều được xem xét giải quyết đúng thời gian theo quy trình giải quyết công việc và đúng luật định. Các quy trình tác nghiệp được quản lý chặt chẽ, đảm bảo việc giải quyết hồ sơ chính xác, hạn chế sai sót xảy ra. Các sản phẩm không phù hợp thường xuyên được cải tiến, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức và cá nhân khi giải quyết các thủ tục hành chính. Đây là điều kiện thuận lợi để triển khai các ứng dụng CNTT trong quá trình quản lý, tác nghiệp hồ sơ và là công cụ hỗ trợ đắc lực phục vụ công tác CCHC đối với các cơ quan quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
Ban đầu, việc thực hiện chỉ có 4 danh mục hành chính công là: Xác nhận hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, cấp giấy phép xây dựng nhà ở, cấp giấy chứng nhận (GCN) đăng ký kinh doanh hộ cá thể và chứng thực, được Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng (TC-ĐL-CL) cấp GCN phù hợp TCVN ISO 9001:2000 vào tháng 7-2004. UBND thành phố đã tiếp tục duy trì và không ngừng cải tiến, mở rộng các lĩnh vực áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2000. Tháng 3-2010, UBND TP. Nha Trang đã được Tổng cục TC-ĐL-CL cấp GCN hệ thống chất lượng phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 đối với 15 danh mục hành chính. Tháng 12-2010, Tổng cục TC-ĐL-CL đã có quyết định công nhận hệ thống QLCL của TP. Nha Trang phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với 17 danh mục hành chính. Hiện nay, hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của UBND TP. Nha Trang được Trung tâm QUACERT đánh giá và đề nghị công nhận đối với 18 danh mục hành chính.
Hàng năm, UBND thành phố đều tổ chức đánh giá và ban hành mục tiêu chất lượng, kế hoạch chất lượng, kiện toàn ban chỉ đạo ISO, đồng thời có kế hoạch cụ thể để triển khai áp dụng mở rộng các lĩnh vực mới. Năm 2011, UBND TP. Nha trang đã xây dựng kế hoạch triển khai việc áp dụng hệ thống QLCL ISO giai đoạn 2011-2013, đồng thời tiến hành rà soát, triển khai hướng dẫn các đơn vị biên soạn tài liệu, áp dụng ISO 9001:2008 đối với 79 quy trình tác nghiệp thuộc các lĩnh vực: tài chính - kế hoạch, tài nguyên và môi trường, tư pháp, quản lý đô thị, kinh tế, lao động - thương binh và xã hội, thanh tra, y tế, thuế, nội vụ. Các quy trình sẽ được phê duyêt để áp dụng thử trước khi chính thức thực hiện.
Được biết, khi UBND thành phố tiến hành áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2000 vào một số danh mục hành chính có tính chất phức tạp, dễ xảy ra tiêu cực, gây phiền hà, nhũng nhiễu… tình hình giải quyết hồ sơ có chuyển biến đáng kể, số hồ sơ trễ hẹn tại các quy trình có áp dụng ISO đã giảm rõ rệt. Trong khi đó, trước khi áp dụng hệ thống này, còn xảy ra tình trang cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ chưa kỹ, hồ sơ chưa đúng phải điều chỉnh, bổ sung, việc bố trí phân công cán bộ thụ lý chưa khoa học, tùy tiện trong quá trình giải quyết hồ sơ… làm ảnh hưởng đến lòng tin và chất lượng phục vụ nhân dân.
Bên cạnh đó, để việc áp dụng hệ thống QLCL trong dịch vụ hành chính có hiệu quả, UBND thành phố đã áp dụng CNTT trong quá trình tiếp nhận giải quyết hồ sơ như triển khai nối mạng liên thông giữa các phòng ban, đơn vị và xã phường với UBND thành phố. Đồng thời, ứng dụng tin học trong quản lý hồ sơ tác nghiệp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả “một cửa”: hệ thống lấy số tự động, tra cứu thông tin hồ sơ tiếp nhận qua màn hình tra cứu, qua trang thông tin điện tử của Văn phòng HĐND và UBND thành phố; các quy trình tác nghiệp được tin học hóa, hồ sơ tiếp nhận được nhập vào máy, in biên nhận cho khách (có số biên nhận, mã vạch để tra cứu, có ghi rõ số ngày tác nghiêp, ngày hẹn trả..) và được luân chuyển đồng thời với hồ sơ giấy thông qua mạng máy tính. Qua đó, tình trạng hồ sơ được cập nhật phục vụ cho việc tra cứu, thống kê báo cáo, góp phần phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn. Việc đưa các ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ đã tạo điều kiện trong việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo… đồng thời giúp lãnh đạo theo dõi được tình hình xử lý hồ sơ tại đơn vị. Qua đó giúp lãnh đạo đơn vị theo dõi, đôn đốc… nhằm hạn chế lượng hồ sơ trễ hạn, kịp thời khắc phục các điểm thiếu sót, hạn chế của quy trình, góp phần đánh giá hiệu quả công việc và năng lực công tác của cán bộ công chức.
THU AN
Ông Trần Văn Võ Thịnh, Chánh Văn phòng HĐND, UBND TP. Nha Trang: “Hàng năm, UBND thành phố đều tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ 2 lần, từ đó phát hiện những điểm không phù hợp để kịp thời sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện quy trình, không ngừng cải tiến để hoạt động quản lý hành chính đạt hiệu quả cao và phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn. Sau các đợt đánh giá, UBND thành phố đều tổ chức họp để phân tích các nguyên nhân tình trạng hồ sơ trễ hẹn, giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai và ban hành các quy trình tác nghiệp đối với các danh mục áp dụng ISO nhằm nâng cao chất lượng giải quyết hồ sơ đối với khách hàng.
