Sau 2 tháng thí điểm, từ đầu năm 2009, Thanh tra TP. Nha Trang chính thức ứng dụng phần mềm Lotus Notes phục vụ cho lĩnh vực giải quyết đơn thư của người dân và tổ chức.
Sau 2 tháng thí điểm, từ đầu năm 2009, Thanh tra TP. Nha Trang chính thức ứng dụng phần mềm Lotus Notes phục vụ cho lĩnh vực giải quyết đơn thư (ĐT) của người dân và tổ chức. Tránh ĐT trùng lắp, kiểm soát dễ dàng quá trình tiếp nhận cũng như giải quyết đơn là những tiện ích nổi bật của phần mềm này.
 |
| Cán bộ, công chức Thanh tra TP. Nha Trang xử lý đơn thư trên phần mềm Lotus Notes. |
Trước khi ứng dụng phần mềm Lotus Notes trong hoạt động giải quyết ĐT của người dân, tổ chức, việc vào sổ và xử lý ĐT theo cách truyền thống khiến cán bộ phụ trách mất nhiều thời gian. Hoạt động tra cứu, tìm kiếm ĐT cũng khó khăn. Việc trùng lắp ĐT khi người dân gửi đơn cùng nội dung nhiều lần, hoặc gửi cho nhiều cơ quan không kiểm soát được. Nhưng từ khi ứng dụng phần mềm này, các vấn đề nêu trên đều khắc phục được.
Ông Bùi Đức Mỹ - Chánh Thanh tra TP. Nha Trang cho biết: Ứng dụng phần mềm này đảm bảo ĐT chuyển đến đúng cấp có thẩm quyền giải quyết. Hiện nay, việc giải quyết ĐT của thành phố quy về một đầu mối là cơ quan thanh tra. Vì vậy, tất cả ĐT đều được chuyển về đây. Chỉ cần vài thao tác, phần mềm Lotus Notes sẽ kiểm tra đơn mới gửi có trùng lắp hay không và cho phép lưu lại. Như vậy, sẽ tránh được tình trạng ĐT cùng một nội dung chuyển đến nhiều cơ quan cùng giải quyết hoặc ĐT đã giải quyết rồi nhưng vẫn tiếp tục xử lý. Những ĐT không trùng lắp sẽ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm còn tăng cường trách nhiệm của các cơ quan cũng như cán bộ công chức giải quyết ĐT, bởi phần mềm cho phép theo dõi quá trình từ nhận đơn đến xử lý. Cơ quan thanh tra thành phố kiểm soát được kết quả giải quyết ĐT của các cơ quan khác. Mở 1 lá đơn trong sổ ĐT, chị Vũ Thị Thanh Loan giảng giải: Lá đơn đang được Phòng Tài nguyên - Môi trường TP. Nha Trang giải quyết, hạn hoàn thành là ngày 30-5. Đến ngày này, Phòng Tài nguyên - Môi trường chưa có văn bản trả lời thì cơ quan thanh tra sẽ làm nhắc việc. Ứng dụng nhắc việc trên phần mềm sẽ kiểm soát được những cơ quan nào xử lý đơn quá hạn, số ngày quá hạn để cơ quan thanh tra kịp thời nhắc nhở.
Khi báo cáo số liệu giải quyết ĐT, cơ quan thanh tra không cần chờ các phòng ban tổng hợp mà chỉ cần kiểm tra sổ ĐT là có ngay số liệu báo cáo chính xác vào bất cứ thời điểm nào. Chỉ cần mở mục in sổ, phần mềm sẽ thống kê chính xác số đơn; trong đó, bao nhiêu đơn đã giải quyết, bao nhiêu đơn đang giải quyết. Chỉ mất vài giây, chị Loan đã cung cấp cho chúng tôi số liệu năm 2009, TP. Nha Trang thụ lý 3.418 ĐT. Từ đầu năm đến giữa tháng 5-2010, thành phố tiếp nhận 876 đơn. Trong đó, có 296 đơn đã được giải quyết, 581 đơn đang giải quyết, còn lại là những đơn trùng lắp.
Nhờ phần mềm này, người dân không sợ thất lạc đơn và dễ dàng biết đơn của mình chuyển đến cơ quan nào và giải quyết đến đâu. Thông qua hệ thống mạng Internet, lãnh đạo TP. Nha Trang có thể kiểm soát được công tác giải quyết ĐT cho người dân. Ngoài giải quyết ĐT, Thanh tra thành phố còn vận dụng phần mềm này quản lý công văn đến và đi của cơ quan.
K.N
Từ năm 2005 đến 2009, qua 38 đợt thanh tra, Thanh tra TP. Nha Trang đã thu hồi cho ngân sách gần 490 triệu đồng, xử lý vi phạm hành chính 57 người. Cơ quan đã xử lý và tham mưu cho UBND thành phố xử lý 220 đơn thư, thực hiện tiếp dân 451 lượt người.
