Hiệu quả từ mô hình văn phòng điện tử di động

Từ ngày 1-4-2013, huyện Vạn Ninh (Khánh Hòa) đã có bước đột phá trong cải cách hành chính và xây dựng hệ thống hành chính hiện đại. Nổi bật là việc ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-office trong chỉ đạo, điều hành, quản lý.

Từ ngày 1-4-2013, huyện Vạn Ninh (Khánh Hòa) đã có bước đột phá trong cải cách hành chính và xây dựng hệ thống hành chính hiện đại. Nổi bật là việc ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-office trong chỉ đạo, điều hành, quản lý.

Môi trường làm việc hiện đại

Huyện đã áp dụng thành công văn phòng điện tử di động từ UBND huyện đến các phòng ban chuyên môn và UBND các xã, thị trấn; đồng thời kết nối với Văn phòng Huyện ủy, Thường trực HĐND huyện. Việc xử lý văn bản đi, đến và công tác chỉ đạo, phân công công việc cho các phòng, ban, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức (CB-CC-VC) từ cấp huyện đến cấp xã được thực hiện chủ yếu thông qua ứng dụng các tính năng trên phần mềm E-office. Khi nhận file văn bản đến của các cơ quan trong hệ thống, văn thư của cơ quan thực hiện phân loại văn bản, chuyển file điện tử của văn bản tới lãnh đạo văn phòng (hoặc Chủ tịch UBND huyện, xã) để cho ý kiến xử lý, sau đó tiếp tục chuyển hồ sơ đến cơ quan tham mưu xử lý qua hệ thống E-office. Đối với văn bản đến của các cơ quan ngoài hệ thống, bộ phận văn thư scan văn bản đến để tạo file điện tử và thực hiện các khâu tiếp theo như đối với văn bản trong hệ thống.

Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện, xã, thị trấn, thủ trưởng các đơn vị chủ yếu cũng được thực hiện thông qua mục “Giao việc” trực tuyến trên E-office. Đến nay, lãnh đạo UBND huyện, 100% lãnh đạo và CB-CN-VC các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và một số đơn vị cấp huyện đã tham gia xử lý văn bản trên E-office. Đối với cấp xã, do điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin chưa đảm bảo nên chỉ triển khai đến lãnh đạo UBND xã, 7 chức danh công chức chuyên môn và một số chức danh khác. Tổng số CB-CC-VC được cấp tài khoản để tham gia hệ thống E-office gần 400 người. Thông qua phân quyền của hệ thống, lãnh đạo có thể kiểm tra, kiểm soát tiến độ, kết quả giải quyết công việc của toàn bộ CB-CC-VC cấp dưới mọi lúc, mọi nơi. Chủ tịch UBND huyện có thể kiểm soát chặt chẽ công việc của các phòng, ban, đơn vị cấp xã, chỉ đạo và đôn đốc kịp thời đối với các trường hợp chậm trễ.

Hiệu quả bước đầu

Việc áp dụng phần mềm E-office bước đầu đã góp phần mang lại hiệu quả. Bên cạnh giảm chi phí quản lý hành chính, công việc của các cơ quan, đơn vị và CB-CC cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm thời gian chờ công văn đến nhờ nhận văn bản trực tuyến. Mỗi CB-CC và lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, qua đó phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn. Điểm quan trọng là ứng dụng E-office tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho CB-CC, tạo tiền đề để CB-CC sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác.

“Lãnh đạo UBND huyện dù bận đi công tác xa, bận họp vẫn có thể xử lý, giám sát công việc một cách chặt chẽ, nhanh chóng, tiện lợi...”, ông Lê Hữu Trí, Chủ tịch UBND huyện Vạn Ninh chia sẻ. Ông Võ Thành Sơn, Chánh Văn phòng UBND huyện cho biết: “Kể từ khi triển khai sử dụng hệ thống quản lý E-office, công việc ở huyện được quản lý chặt chẽ, xử lý nhanh chóng, đạt hiệu quả cao, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí cho công tác thủ tục hành chính”. Theo ông Sơn, mỗi ngày, Văn phòng UBND huyện nhận rất nhiều loại văn bản đến, song tất cả đều được chuyển đổi theo dạng file số và lưu trữ trong hệ thống để chuyển đến lãnh đạo UBND huyện xử lý. Điều đó đã giúp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí cho công tác lưu trữ, đưa chuyển của bộ phận văn thư văn phòng (giảm chi phí hơn một nửa, từ 1,2 triệu đồng/tháng xuống còn 600 - 800 nghìn đồng).

Về triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại, huyện có 2 đơn vị cấp xã là UBND xã Vạn Bình và thị trấn Vạn Giã đã xây dựng và đi vào hoạt động bộ phận một cửa liên thông hiện đại; hiện đang chuẩn bị cài đặt phần mềm một cửa điện tử để chính thức đi vào hoạt động trong thời gian tới. Đồng thời, bộ phận một cửa liên thông hiện đại tại UBND huyện đã được đầu tư xây dựng mới và đưa vào hoạt động vào ngày 1-4-2013 với diện tích gần 250m2 trong khuôn viên Trung tâm Hành chính huyện; kiện toàn Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả để tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, công dân đối với tất cả các lĩnh vực thủ tục thuộc Đề án 30. Ngoài ra, huyện tiếp tục hoàn chỉnh và phê duyệt Đề án thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại tại 4 xã: Vạn Thắng, Vạn Phú, Vạn Phước và Đại Lãnh; nâng cao khả năng ứng dụng văn phòng điện tử E-office tại các cơ quan, đơn vị, địa phương gắn với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trên tất cả lĩnh vực theo Đề án 30. Bên cạnh đó, khai thác có hiệu quả Cổng thông tin điện tử huyện, hướng tới thực hiện cơ chế một cửa liên thông trực tuyến để giải quyết công việc, thủ tục hành chính, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân, tổ chức và doanh nghiệp.

AN NHIÊN