Còn nhiều thiếu sót

Kết quả kiểm tra chuyên đề giải quyết thủ tục hành chính trên phần mềm một cửa điện tử tại 20 cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND cấp huyện, cấp xã cho thấy còn nhiều hạn chế, thiếu sót.

Kết quả kiểm tra chuyên đề giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) trên phần mềm một cửa điện tử tại 20 cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Khánh Hòa và UBND cấp huyện, cấp xã cho thấy còn nhiều hạn chế, thiếu sót.

Tạo môi trường làm việc hiện đại

Theo ông Nguyễn Trọng Thái - Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Trưởng đoàn kiểm tra, ưu điểm của việc ứng dụng phần mềm một cửa điện tử là đã giúp tin học hóa quy trình giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên toàn tỉnh, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, tạo cơ sở để quản lý, tổng hợp, theo dõi việc giải quyết TTHC một cách thống nhất, xuyên suốt, thuận lợi và người dân có thể tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ qua cổng thông tin điện tử. Đoàn đã kiểm tra ngẫu nhiên 145 hồ sơ TTHC, rà soát, đối chiếu với thông tin được cập nhật, phản ánh trên phần mềm một cửa điện tử. Kết quả kiểm tra hồ sơ cho thấy, đa số hồ sơ đã thực hiện đúng quy trình TTHC, quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, hồ sơ trễ hạn giảm. Một số cơ quan đã tạo lập hồ sơ điện tử để luân chuyển, giải quyết ngay trên phần mềm, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy như: Ban Quản lý Khu kinh tế Vân Phong, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (nay là Sở Văn hóa - Thể thao và Sở Du lịch), UBND phường Tân Lập (TP. Nha Trang). Cán bộ, công chức (CB-CC) từ cấp tỉnh đến cấp xã, chủ yếu là cán bộ một cửa và công chức, chuyên viên tham mưu đã bước đầu tiếp cận, thực hiện tác nghiệp thành thạo hơn.

Những hạn chế

Tuy nhiên, kết quả kiểm tra cũng cho thấy nhiều hạn chế, thiếu sót trong việc giải quyết TTHC trên phần mềm một cửa điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương. Đó là, việc cập nhật cơ sở dữ liệu về TTHC và thông tin CB-CC tham gia giải quyết TTHC trên quy trình phần mềm một cửa điện tử ở cấp xã chưa thực hiện được vì chưa xác định rõ đầu mối chịu trách nhiệm quản trị hệ thống, trong khi UBND cấp xã không đủ năng lực để tiếp nhận nhiệm vụ quản trị. Vì thế, bộ thủ tục trên phần mềm một cửa điện tử hầu hết không thống nhất với thủ tục đang có hiệu lực thi hành, gây khó khăn cho việc tác nghiệp. Tại một số cơ quan cấp huyện, cấp tỉnh, việc xây dựng quy trình thủ tục trên phần mềm chưa đầy đủ, chưa đúng quy định, chưa đồng bộ với quy trình ISO đã công bố. Một số cơ quan không đưa khâu xử lý của lãnh đạo vào quy trình vì lo ngại xử lý trên phần mềm bị trễ hạn.

Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, một số cơ quan, địa phương còn yêu cầu người dân nộp thừa giấy tờ so với thành phần hồ sơ (phổ biến ở lĩnh vực tư pháp, xây dựng, hồ sơ thẩm định dự án tại Sở Kế hoạch và Đầu tư), nộp bản sao các loại giấy tờ vốn chỉ yêu cầu xuất trình (UBND thị xã Ninh Hòa; UBND các phường: Phước Hải, Phương Sài, Tân Lập - TP. Nha Trang; UBND xã Diên Sơn, Diên Lâm - huyện Diên Khánh, UBND xã Ba Cụm Bắc - huyện Khánh Sơn), nhận thừa số lượng bản sao so với quy định (hồ sơ tư pháp và tài nguyên môi trường tại UBND TP. Cam Ranh). UBND huyện Cam Lâm có 2 hồ sơ giao đất làm nhà ở đối với hộ gia đình có thành phần hồ sơ lưu không đúng với thủ tục đã công bố. Ở cấp xã còn tình trạng tùy tiện yêu cầu công dân phải thực hiện các công việc không có trong quy định thủ tục hoặc vốn thuộc trách nhiệm xác minh của CB-CC. Tại UBND phường Phương Sài, công chức tư pháp - hộ tịch còn yêu cầu người dân phải tự liên hệ với tổ trưởng tổ dân phố để ký xác nhận tình trạng hôn nhân mới giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn, trong khi quy định TTHC không có yêu cầu này.

Hầu hết hồ sơ được kiểm tra thực tế đều cho thấy có sự không đồng bộ giữa quá trình xử lý trên thực tế với tiến trình cập nhật thông tin xử lý hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử, làm cho việc giải quyết hồ sơ bằng phần mềm không thực chất, công dân không thể tra cứu thông tin chính xác dẫn đến có thể đi lại nhiều lần và làm sai lệch thông tin được tổng hợp, truy xuất từ phần mềm. Nhiều hồ sơ thực tế còn đang xử lý nhưng thông tin trên phần mềm đã giải quyết xong và ngược lại. Có trường hợp, phiếu kiểm soát quá trình phản ánh hồ sơ phải qua nhiều công đoạn, mất nhiều ngày nhưng toàn bộ quá trình phản ánh trên phần mềm một cửa điện tử chỉ mất vài phút, thậm chí một số hồ sơ tại UBND phường Tân Lập chỉ mất 1 phút! Tại Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, một số hồ sơ theo quy định khi bổ sung phải dừng tính thời gian, khi khách hàng bổ sung xong thì tiếp tục giải quyết và bảo lưu thời gian trước đó để tính tổng thời gian giải quyết. Thế nhưng, các sở xử lý kết thúc quy trình giải quyết và trả lại toàn bộ hồ sơ cho khách hàng, sau đó, tiếp nhận và xử lý tính thời gian lại từ đầu. Do vậy, thông tin phản ánh trên phần mềm là sớm hạn nhưng thực tế là hồ sơ được giải quyết 2 lần.

Bên cạnh đó, còn có sự xung đột hoặc chồng chéo giữa các phần mềm dùng chung của tỉnh với các ứng dụng chuyên môn nghiệp vụ nhưng chưa có giải pháp cụ thể để khắc phục. Các phần mềm này đều có chức năng biên nhận hồ sơ nhưng chưa kết nối được với phần mềm một cửa điện tử và Internet nên phải thao tác, in và cấp đồng thời 2 phiếu biên nhận, làm mất nhiều thời gian, thiếu thống nhất, gây khó khăn cho việc tra cứu, tổng hợp.

Ngoài ra, tại cấp xã, vì không được cấp đầy đủ các phôi giấy tờ hộ tịch, nhiều địa phương phải nợ bản chính giấy tờ khi giải quyết TTHC cho công dân, nhất là đối với khai sinh và đăng ký kết hôn, gây phiền hà cả cho người dân và CB-CC. Tình trạng này đã kéo dài nhiều năm nhưng ngành Tư pháp chưa khắc phục được. Hiện nay, cấp xã đã thực hiện liên thông thủ tục đăng ký khai sinh - đăng ký thường trú - cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi nhưng cơ quan chủ trì triển khai chưa hướng dẫn việc thiết lập quy trình trên phần mềm một cửa điện tử, cơ chế phối hợp giữa các cơ quan liên quan (công an, bảo hiểm xã hội) chưa đồng bộ, số lượng hồ sơ trễ hẹn rất cao nhưng vẫn chưa đề xuất phương án xử lý…

Nghiêm túc chấn chỉnh

Từ kết quả kiểm tra, UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các sở, chủ tịch UBND cấp huyện phải quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan mình và các đơn vị trực thuộc; kiểm tra cụ thể trên các hồ sơ để phát hiện và chấn chỉnh các trường hợp không đúng quy định; nghiêm cấm việc yêu cầu công dân nộp thêm giấy tờ, nộp quá số lượng hồ sơ, tài liệu; tự tiện đặt ra các yêu cầu, các khâu công việc không đúng quy định của TTHC. Nếu CB-CC tiếp tục vi phạm, cần làm rõ trách nhiệm và xem xét xử lý kỷ luật theo quy định. Nếu không chủ động phát hiện hoặc phát hiện nhưng không xử lý nghiêm, người đứng đầu cơ quan, địa phương phải chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh. Bên cạnh đó, chỉ đạo các phòng chuyên môn rà soát quy trình TTHC đã được phê duyệt, công bố để cập nhật thống nhất, đồng bộ trên phần mềm một cửa điện tử và lãnh đạo cơ quan, địa phương phải gương mẫu thực hiện đúng quy định; không được để hồ sơ được xử lý mang tính đối phó, thiếu thống nhất làm sai lệch thông tin, gây khó khăn cho việc tra cứu, tổng hợp; không tự ý xây dựng, tiếp nhận phần mềm nghiệp vụ nếu chưa có ý kiến tham gia của Sở Thông tin và Truyền thông. Toàn bộ hồ sơ thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông phải được tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, trả kết quả trên phần mềm một cửa điện tử; chỉ xuất cho công dân giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả từ phần mềm này để thống nhất một đầu mối và mã tra cứu tiến độ giải quyết qua mạng Internet, chuẩn bị triển khai thống nhất ứng dụng tin nhắn thông báo kết quả giải quyết hồ sơ cho công dân qua mạng di động. UBND tỉnh giao Sở Thông tin và Truyền Thông khẩn trương tham mưu triển khai ứng dụng này.

Riêng với Sở Tư pháp, UBND tỉnh yêu cầu báo cáo biện pháp khắc phục ngay tình trạng nợ bản chính các giấy tờ về hộ tịch tại UBND cấp xã; chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông cùng các cơ quan liên quan hướng dẫn xây dựng quy trình thực hiện liên thông thủ tục đăng ký khai sinh - hộ khẩu - cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi trên phần mềm một cửa điện tử để phối hợp giải quyết trực tuyến…

N.D