Công ty Cổ phần Điện lực Khánh Hòa dùng AI để tối ưu hóa hiệu năng hành chính

Việc đưa các tiện ích trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp trên hệ thống Văn phòng điện tử DOffice vào thực tiễn công tác đã đánh dấu một bước chuyển mình mang tính chiến lược của Công ty Cổ phần Điện lực Khánh Hòa (KHPC). Đây không chỉ là giải pháp tối ưu hóa năng suất lao động hành chính mà còn là minh chứng sinh động cho tư duy đổi mới, quyết tâm xây dựng môi trường làm việc số hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả trong toàn doanh nghiệp.

Khai thác sức mạnh của trí tuệ nhân tạo

Công tác văn phòng, với đặc thù là trung tâm tiếp nhận, nghiên cứu, xử lý văn bản và quản lý hồ sơ khối lượng lớn, từ lâu đã đặt ra nhiều thách thức cho đội ngũ cán bộ, nhân viên. Áp lực về thời gian, yêu cầu khắt khe về độ chính xác và tính kịp thời của thông tin đôi khi tạo ra điểm nghẽn trong guồng máy hành chính truyền thống. Nhận diện rõ nút thắt này, KHPC đã chủ động phối hợp với Tổng Công ty Điện lực miền Trung (EVNCPC) để triển khai, đưa vào khai thác hệ thống tiện ích AI DOffice ngay trên nền tảng số quen thuộc. Sự kết hợp này mang ý nghĩa chiến lược khi công nghệ hiện đại không bị tách rời hay đặt đứng độc lập mà được khéo léo lồng ghép trực tiếp vào môi trường làm việc thông qua tiện ích mở rộng trên trình duyệt web. Cán bộ, nhân viên từ cấp lãnh đạo, chuyên viên đến bộ phận văn thư có thể khai thác sức mạnh của AI một cách mượt mà ngay trong quá trình xử lý văn bản, không phải trải qua những bước chuyển đổi công cụ rườm rà hay mất thời gian làm quen phức tạp.

Sức hút và giá trị cốt lõi của hệ thống AI DOffice nằm ở tính thực tiễn cao khi các chức năng được thiết kế riêng cho từng mắt xích trong quy trình vận hành doanh nghiệp. Thay vì để con người phải mò mẫm giữa hàng trăm trang tài liệu dày đặc, tính năng tóm tắt văn bản tự động đóng vai trò như một bộ lọc thông minh, cô đọng nhanh chóng những ý cốt lõi nhất để nhà quản lý và chuyên viên nắm bắt bản chất vấn đề chỉ trong tích tắc. Trong công tác lãnh đạo và điều hành, việc xử lý văn bản đến nay đã có sự hỗ trợ đắc lực từ các chức năng gợi ý phương án chỉ đạo, trong khi các dự thảo văn bản trước khi trình ký được rà soát tỉ mỉ bởi các công cụ kiểm tra thông minh giúp phát hiện kịp thời những điểm cần hoàn thiện.

KHPC triển khai hướng dẫn, hỗ trợ cán bộ, nhân viên tại các phòng, ban cài đặt và sử dụng AI DOffice.

Tối ưu hóa nghiệp vụ hành chính 

Bên cạnh đó, bài toán quản lý hồ sơ công việc, kiểm tra thành phần tài liệu hay đảm bảo các điều kiện nộp lưu theo đúng quy định của pháp luật và nội bộ cũng được giải quyết triệt để nhờ sự trợ giúp của hệ thống số hóa. Những thao tác thủ công nặng nhọc như nhập liệu dữ liệu từ bản scan giấy nay được thay thế hoàn toàn bằng công nghệ bóc tách thông tin tự động, kết hợp cùng các công cụ kiểm tra thể thức văn bản hành chính chuẩn mực. Sự hiện diện của các tiện ích này đã giải phóng nguồn nhân lực khỏi những công việc lặp đi lặp lại mang tính sự vụ, tạo ra không gian rộng mở để cán bộ, nhân viên tập trung tối đa tư duy vào các nhiệm vụ chuyên môn cốt lõi có hàm lượng tri thức cao như: Phân tích, tổng hợp, tham mưu và hoạch định chiến lược. Nhờ đó, guồng máy hành chính tại KHPC vận hành trơn tru hơn, giảm thiểu tối đa độ trễ trong việc giải quyết các yêu cầu nghiệp vụ phức tạp.

Tuy nhiên, lãnh đạo đơn vị hiểu rằng công nghệ dù thông minh đến đâu cũng chỉ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ đắc lực, tuyệt đối không thể thay thế tư duy phản biện và năng lực quyết định của con người. Mọi kết quả, gợi ý do hệ thống AI cung cấp chỉ mang tính tham khảo; người sử dụng có trách nhiệm cao nhất trong việc kiểm tra, đối chiếu tính xác thực của thông tin và chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý cũng như nghiệp vụ đối với sản phẩm tham mưu của mình. Quá trình ứng dụng AI tại KHPC luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và tiêu chuẩn nội bộ về bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu và quy trình quản lý văn bản Nhà nước. Nhờ triển khai đồng bộ các lớp bảo vệ từ kỹ thuật đến ý thức tuân thủ của người lao động, doanh nghiệp vừa tận dụng tối đa các thành tựu công nghệ tiên tiến vừa triệt tiêu được những rủi ro tiềm ẩn về lộ lọt thông tin. Sự cẩn trọng này tạo nên nền tảng vững chắc để chuyển đổi số diễn ra thực chất, bền vững và tạo được niềm tin tuyệt đối trong nội bộ tổ chức.

Ông Nguyễn Cao Ký - Chủ tịch Hội đồng quản trị KHPC cho biết, công ty đang tiếp tục trong quá trình hoàn thiện hệ sinh thái làm việc số thông minh thông qua việc lắng nghe ý kiến phản hồi, tháo gỡ kịp thời các vướng mắc phát sinh từ thực tiễn sử dụng của người lao động. Những bước đi vững chắc, bài bản trong việc đưa trí tuệ nhân tạo vào đời sống công sở của Công ty Cổ phần Điện lực Khánh Hòa không chỉ minh chứng cho nỗ lực đổi mới sáng tạo không ngừng nghỉ mà còn là hạt nhân lan tỏa tinh thần chuyển đổi số mạnh mẽ trong toàn ngành Điện lực miền Trung, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả phục vụ Nhân dân ngày càng tốt hơn.

NHẬT MINH