Nỗ lực số hóa sổ hộ tịch

Sở Tư pháp và UBND cấp huyện, cấp xã đang nỗ lực để hoàn thành số hóa sổ hộ tịch trước ngày 31-12, góp phần sớm hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc để cung cấp thông tin đầu vào cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; thực hiện chuyển đổi số trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch. Qua đó, góp phần đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ của Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06).

Kỳ 1: Việc nhiều nhưng nhân lực mỏng

Thực tế ghi nhận, khối lượng công việc lớn nhưng nhân lực quá mỏng đang khiến việc số hóa dữ liệu sổ hộ tịch ở các địa phương gặp nhiều khó khăn.

Địa phương gặp áp lực

Chập tối, tại trụ sở UBND xã Ninh Ích (thị xã Ninh Hòa), bộ phận một cửa vẫn sáng đèn. Bà Nguyễn Thị Hoàng Diễm, công chức tư pháp - hộ tịch xã kiên nhẫn dò từng dòng thông tin trong quyển sổ cấp giấy chứng nhận kết hôn năm 1994 đã cũ mèm. Xã Ninh Ích chỉ có 1 công chức tư pháp - hộ tịch, giờ hành chính phải tập trung tiếp nhận, giải quyết hồ sơ tại bộ phận một cửa và giúp UBND xã trong công tác: Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; trợ giúp pháp lý; thi hành án; soạn thảo các văn bản theo quy định; xây dựng cấp xã đạt chuẩn tiếp cận pháp luật; hướng dẫn tổ chức hòa giải ở cơ sở; đăng ký, quản lý hộ tịch; tiếp dân, giải quyết đơn thư; thẩm định hồ sơ xử lý vi phạm hành chính; phòng, chống tham nhũng; thanh tra... Việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính phải đảm bảo đúng hạn. Vì vậy, tuy rất cố gắng nhưng từ ngày 26 đến 30-6, bà Diễm chỉ số hóa được 6 dữ liệu, nâng tổng số đã số hóa lên 1.992 dữ liệu, bằng khoảng 15% tổng số dữ liệu cần số hóa.
 

Chuyên viên Phòng Tư pháp thị xã Ninh Hòa kiểm tra kết quả số hóa sổ hộ tịch của các xã, phường.

Không riêng gì trường hợp bà Diễm, những tháng gần đây, toàn bộ 37 công chức tư pháp - hộ tịch của 27 xã, phường trên địa bàn Ninh Hòa đều phải tranh thủ số hóa vào ngày nghỉ cuối tuần hoặc buổi tối, bởi cả thị xã có tới 399.573 dữ liệu cần số hóa, nhiều nhất tỉnh. Tuy vậy, đến ngày 4-7, toàn thị xã ghi nhận trên hệ thống mới được 30.742 dữ liệu, đạt khoảng 7% tổng số dữ liệu cần số hóa.

TP. Nha Trang cũng là địa phương chịu áp lực cao bởi có tới 317.122 dữ liệu cần số hóa, mỗi tháng phải phân bổ số hóa 57.000 dữ liệu mới kịp. Thế nhưng, khối lượng công việc cần giải quyết hàng ngày của các công chức tư pháp - hộ tịch rất lớn; thiết bị chuyên dụng thiếu; thời hạn hoàn thành lại rút ngắn 1 năm so với kế hoạch cũ… Ở huyện Diên Khánh, tình hình cũng tương tự. Theo ông Huỳnh Văn Phi - Trưởng phòng Tư pháp huyện, việc số hóa sổ hộ tịch đòi hỏi phải có thời gian, người thực hiện phải có chuyên môn về pháp luật hộ tịch và nắm bắt tình hình hộ tịch, thông tin công dân ở địa phương. Toàn huyện có tổng cộng 24 công chức tư pháp - hộ tịch, phải đảm đương rất nhiều nhiệm vụ nên chủ yếu số hóa ngoài giờ. Đến ngày 30-6, toàn huyện mới số hóa được 19.285 dữ liệu hộ tịch, đạt khoảng 11% tổng số dữ liệu cần số hóa. Bà Bùi Tuấn Mỹ, công chức tư pháp - hộ tịch xã Diên An (Diên Khánh) cho biết, mỗi tháng, bà giải quyết hơn 40 hồ sơ khai sinh, khai tử, kết hôn, cải chính hộ tịch…; hơn 200 hồ sơ chứng thực, chưa kể các nhiệm vụ khác. Nếu chỉ số hóa sổ hộ tịch thì bà cũng chỉ hoàn thành được 16 dữ liệu/ngày. Thực tế, từ ngày 30-6 đến 5-7, tranh thủ ngoài giờ, bà số hóa được 5 dữ liệu, nâng tổng số dữ liệu đã số hóa lên 1.281, còn khoảng 87% dữ liệu cần tiếp tục số hóa. 

Sở Tư pháp quá tải

Tháng 6-2019, Bộ Tư pháp hướng dẫn triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch. Theo đó, Sở Tư pháp là cơ quan chủ trì, chịu trách nhiệm chính về tính chính xác, đầy đủ của các dữ liệu hộ tịch được số hóa tại tỉnh. Theo hướng dẫn, quy trình số hóa phải tuân thủ 4 bước, gồm: Thu thập, phân loại sổ hộ tịch cần số hóa; scan, chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu excel, xử lý dữ liệu sau khi số hóa; kiểm tra, phê duyệt, đưa dữ liệu lên hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; nghiệm thu kết quả số hóa. Mỗi bước đều phải làm đúng quy định. Ví dụ, ở bước scan, chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu excel, mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ hộ tịch được scan hoặc chụp thành một file PDF riêng; các file PDF của cùng một sổ hộ tịch gốc phải được nén vào chung 1 file zip, đồng thời tạo lập các file excel chứa dữ liệu hộ tịch ứng với đầy đủ các trường hợp đã đăng ký trong sổ hộ tịch gốc và được chuẩn hóa. Ngoài ra, còn phải chuẩn hóa tên file, tên các cột dữ liệu, nội dung dữ liệu được tạo lập; tuân thủ cách ghi tên quốc gia, quốc tịch, dân tộc, địa danh hành chính, loại giấy tờ tùy thân… Bên cạnh đó, dữ liệu cần số hóa có rất nhiều trường thông tin. Ví dụ, dữ liệu đăng ký kết hôn có 20/44 trường thông tin bắt buộc số hóa, 14 trường thông tin bắt buộc chuẩn hóa dữ liệu theo danh mục. Dữ liệu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có 16/35 trường thông tin bắt buộc số hóa, 8 trường thông tin bắt buộc chuẩn hóa dữ liệu….

Công chức tư pháp - hộ tịch UBND TP. Nha Trang hướng dẫn thủ tục cho người dân.

Mặt khác, ngoài hướng dẫn cho các cơ quan đăng ký hộ tịch tại tỉnh, đến ngày 15-6, Sở Tư pháp cũng còn 5.504 dữ liệu phải số hóa, trong khi sở còn hàng chục nhiệm vụ công tác khác. Việc số hóa sổ hộ tịch được giao cho Phòng Hành chính - Tư pháp. Tuy nhiên, phòng này cũng đang đảm nhiệm khối lượng công việc rất lớn: Xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (hơn 8.000 thông tin cần xử lý/năm), giải quyết thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp (khoảng 12.000 hồ sơ/năm); quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi, đăng ký biện pháp bảo đảm, bồi thường nhà nước… Trong khi đó, năm 2023, sở được giao 29 biên chế, đã sử dụng 27 biên chế; riêng Phòng Hành chính - Tư pháp chỉ có 5 biên chế. Đây là áp lực không nhỏ đối với Sở Tư pháp.

Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan, chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file excel từ các sổ hộ tịch gốc để cập nhật vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Lộ trình số hóa lần lượt theo 5 giai đoạn: Số hóa dữ liệu hộ tịch có hiệu lực từ ngày 1-1-2016 đến khi tỉnh sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch (ngày 1-3-2017); số hóa dữ liệu từ năm 2006 đến hết năm 2015; số hóa dữ liệu từ năm 1999 đến năm 2006; số hóa dữ liệu từ năm 1976 đến năm 1999; số hóa dữ liệu từ năm 1975 trở về trước.

Nhằm đẩy nhanh tiến độ, ngày 21-6, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số hóa dữ liệu sổ hộ tịch năm 2023 trên địa bàn tỉnh, đặt mục tiêu trước ngày 31-12 hoàn thành số hóa 1.241.276 dữ liệu hộ tịch còn lại từ năm 1977 đến ngày 1-3-2017, trong đó có 5.504 dữ liệu tại Sở Tư pháp, 1.235.772 dữ liệu tại UBND cấp huyện.

NGUYỄN VŨ

Kỳ 2: Những khó khăn, vướng mắc