Nhắn tin tự động thông báo kết quả hồ sơ

Sau hơn 1 tháng triển khai thí điểm, phương thức nhắn tin tự động thông báo kết quả giải quyết hồ sơ cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp qua mạng di động của Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa đã nhận được sự phản hồi tích cực từ các cơ quan hành chính nhà nước cũng như cá nhân, tổ chức.

Sau hơn 1 tháng triển khai thí điểm, phương thức nhắn tin tự động thông báo kết quả giải quyết hồ sơ cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp qua mạng di động của Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa đã nhận được sự phản hồi tích cực từ các cơ quan hành chính nhà nước cũng như cá nhân, tổ chức.

Từ ngày 1-10, Văn phòng UBND tỉnh triển khai thí điểm phương thức nhắn tin tự động thông báo kết quả giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Với phương thức này, các cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị (khách hàng trong giao dịch hành chính công) sau khi liên hệ và nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Văn phòng UBND tỉnh không cần đi lại nhiều lần, hay tra cứu trên mạng tiến độ xử lý hồ sơ hàng ngày mà chỉ chờ tin nhắn (SMS) báo kết quả.

Mô hình phương thức nhắn tin trả kết quả tự động

Theo ông Nguyễn Văn Đông - Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Văn phòng UBND tỉnh, cơ chế vận hành của phần mềm này khá đơn giản: sau khi hồ sơ được giải quyết xong, hệ thống tự động nhắn tin đến số điện thoại của khách hàng đã đăng ký, nhập vào phần mềm trong quá trình nộp hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hệ thống cũng tự động nhắn tin thông báo khách hàng đến bộ phận một cửa để bổ sung. Toàn bộ tin nhắn được gửi hoàn toàn tự động, không bị can thiệp bởi người dùng và chỉ căn cứ vào trạng thái xử lý hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử nên bảo đảm tính khách quan, minh bạch trong thông tin gửi đi.

Sau hơn 1 tháng triển khai thí điểm, đến nay, hệ thống một cửa điện tử của Văn phòng UBND tỉnh đã phát đi hơn 100 tin nhắn tự động thông báo đến khách hàng. Bước đầu, khách hàng khá hài lòng với phần mềm nhắn tin tự động thông báo kết quả. Ông Nguyễn Phúc Trường - chuyên viên Sở Nội vụ nhận xét: “Phần mềm nhắn tin này rất tiện lợi, thay vì phải liên hệ bằng công văn, bây giờ mỗi khi nhận được tin nhắn thông báo, chúng tôi liên hệ trực tiếp đến Văn phòng UBND tỉnh để nhận kết quả. Điều này đã tiết kiệm nhiều thời gian, công sức cho chúng tôi”.

Ngoài những tiện ích ban đầu, do mới áp dụng thí điểm trong thời gian ngắn nên quá trình triển khai mô hình này cũng gặp phải một số hạn chế. Hiện tại, phần mềm tin nhắn này chỉ báo mã số hồ sơ chứ chưa có thông tin trích yếu hồ sơ; có trường hợp việc cập nhật trạng thái giải quyết hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử của các cơ quan, đơn vị chưa đúng với thực tế giải quyết hồ sơ giấy. Bà Nguyễn Trúc Như - chuyên viên Phòng Khoa giáo - Văn xã, UBND tỉnh cho biết: “Khi giải quyết xong hồ sơ, chúng tôi còn thực hiện một số thao tác về nghiệp vụ phát hành như: vào số hồ sơ, nhân bản... nên nếu khách hàng đến ngay sau khi nhận được tin nhắn đôi khi phải đợi 10 - 15 phút mới nhận được kết quả. Ngoài ra, do việc ứng dụng mới bắt đầu nên đôi khi cũng có những sai sót. Thời gian tới, chúng tôi sẽ cố gắng nâng cao kỹ năng sử dụng để việc ứng dụng phần mềm này có hiệu quả cao hơn”.

Hiện tại, phần mềm một cửa điện tử của Văn phòng UBND tỉnh liên thông với 6 sở: Nội vụ, Ngoại vụ, Tài nguyên và Môi trường, Văn hóa - Thể thao, Tư pháp, Ban Quản lý Khu Kinh tế Vân Phong với 21 lĩnh vực. Thông báo kết quả qua tin nhắn là khâu cuối cùng trong quá trình giải quyết hồ sơ qua phần mềm một cửa điện tử. Việc ứng dụng phần mềm này giúp Văn phòng UBND tỉnh thuận tiện hơn trong việc theo dõi, đối chiếu với số lượng hồ sơ đã được tiếp nhận, làm thước đo đánh giá kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Đây cũng là bước tiến tạo đà cho những giải pháp hiện đại hóa cải cách hành chính, hướng đến mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử.

Theo ông Huỳnh Ngọc Bông - Chánh Văn phòng UBND tỉnh, để ứng dụng này có hiệu quả cao, các đơn vị phải tạo lập hồ sơ đầy đủ, chính xác thông tin ngay từ ban đầu để thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại. Thời gian tới, Văn phòng UBND tỉnh sẽ làm việc với đơn vị tư vấn để tiếp tục cập nhật tiện ích mới vào phần mềm nhằm triển khai tốt hơn công việc.

THU TRANG - XUÂN THÀNH